Delegare vs detasare: ce sunt, cand le folosesti, ce acte iti trebuie (cu legislatie si checklists)

Delegare vs detasare vs detasare transnationala: diferente, obligatii, pasi, checklist

De ce conteaza (pe scurt):
Delegarea, detasarea si detasarea transnationala sunt 3 mecanisme diferite. Daca le incurci intre ele, risti:

• documente gresite (decizii / acorduri / notificari);
• costuri tratate fiscal eronat (indemnizatii, transport, cazare);
• probleme la control ITM (inclusiv pe zona transnationala: documente la locul de munca, traduceri, persoana de contact, cooperare IMI).

1) Baza legala esentiala

A. Delegare si detasare (in Romania)

Codul muncii (Legea 53/2003): art. 42–47 (locul muncii poate fi modificat unilateral prin delegare/detasare; definitii, durata, drepturi).

B. Detasare transnationala (in cadrul prestarii de servicii transnationale)

Legea nr. 16/2017: reguli privind conditiile de munca aplicabile lucratorilor detasati transnational in Romania, cerinte administrative (documente, traduceri, termene), detasare pe termen lung (12/18 luni).

HG nr. 337/2017 (Norme metodologice): criterii de evaluare, cooperare administrativa, IMI, inclusiv referiri la formularul A1 ca indicator folosit in evaluari/controale.

Directiva (UE) 2018/957 (modifica Directiva 96/71/CE): logica detasarii pe termen lung (12/18 luni) si intarirea protectiei lucratorilor detasati.

C. Fiscal (indemnizatii delegare/detasare) – repere

Codul fiscal (Legea 227/2015): tratamentul indemnizatiilor de delegare/detasare in limite (ex. referinta 2,5 ori nivelul legal pentru sectorul public). 
(Atentie: limitele fiscale si conditiile de incadrare pot fi nuantate; verifica si normele/actualizarile curente la momentul aplicarii.)

D. Registru salariati (important in 2026)

Incepand cu 01.01.2026, gestionarea se face in REGES Online; exista fluxuri dedicate pentru Decizii → Detasare (inclusiv “Detasare trans-nationala (Legea 16)”).

Nota: in REGES Online, “Delegare” poate insemna delegare de acces la registru (nu delegarea salariatului).

2) Definitii clare (si “testul de incadrare”)

Delegarea (Codul muncii)

Ce este: exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, a unor lucrari/sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu, in afara locului de munca. 
Cine ramane angajator: acelasi angajator (nu se schimba “beneficiarul” raportului de munca).

Detasarea (Codul muncii)

Ce este: schimbarea temporara a locului de munca, din dispozitia angajatorului, la un alt angajator, in interesul acestuia. 
Cine ramane angajator: contractul ramane la angajatorul de origine, dar salariatul lucreaza temporar la angajatorul primitor.

Detasarea transnationala (Legea 16/2017)

Ce este (practic): un angajator dintr-un stat (sau Romania) trimite temporar lucratori sa presteze munca intr-un alt stat, in contextul prestarii de servicii (contract de servicii, intragrup, agent de munca temporara). Modelul de declaratie din norme listeaza cele 3 situatii tipice (a/b/c).

3) Delegare vs detasare: diferente si asemanari (Romania)

Asemanari (Codul muncii)

• Angajatorul poate modifica unilateral locul muncii prin delegare/detasare.
• Pe durata delegarii/detasarii, salariatul isi pastreaza functia si drepturile din CIM.

Diferente-cheie

Unde lucreaza salariatul

• Delegare: in alt loc de munca, dar tot “sub umbrela” aceluiasi angajator.
• Detasare: la alt angajator (interesul acestuia).

Durata

• Delegare: max. 60 zile, prelungire cu acordul salariatului cu max. inca 60 zile.
• Detasare: max. 1 an; prelungire exceptionala (cu acord), pentru motive obiective.

Drepturi minimale explicite

• Delegare: transport + cazare + indemnizatie de delegare.
• Detasare: drepturi specifice detasarii (inclusiv cheltuieli de transport/cazare + indemnizatie), iar drepturile se acorda, de regula, de angajatorul la care esti detasat; daca nu le plateste, raspunde si angajatorul de origine (in practica, se reglementeaza clar prin protocol).

4) Pasi practici + checklist (Delegare)

Pasi (operational)

Incadrare corecta: e aceeasi firma (acelasi angajator)? Daca da, cel mai probabil e delegare.

Decizie de delegare (intern): include minim

• salariat, functie;
• perioada (start/end) si locatia;
• scop/misiune, sarcini;
• program, persoana de raportare;
• drepturi: transport, cazare, indemnizatie; cine plateste, cum decontezi.

Logistica: bilete/masina, cazare, avans/decont, reguli de cheltuieli eligibile.

Pontaj/foaie de prezenta (mai ales daca esti in alta locatie/alt proiect).

Decontare + contabilizare: documente justificative + incadrarea fiscala a indemnizatiei in limite (daca aplici neimpozitarea).

Checklist (Delegare)

•  Decizie semnata + comunicata salariatului
•  Perioada in limitele art. 44 (60 + 60 cu acord)
•  Bugetare: transport/cazare/indemnizatie
•  Procedura de decont (avans, termene, plafonari interne)
•  Documente justificative arhivate
•  Tratare fiscala verificata pentru indemnizatie

Atentionari (Delegare)

• Nu confunda “delegarea salariatului” cu “delegare acces in REGES Online”.
• Delegarea nu inseamna schimbarea angajatorului; daca lucrezi efectiv sub coordonarea altei firme, de regula intri in zona de detasare.

5) Pasi practici + checklist (Detasare – Codul muncii)

Pasi (operational)

Incadrare corecta: salariatul lucreaza temporar la alt angajator (interesul lui) → detasare.

Acord intre angajatori (protocol):

• perioada, locul, functia/atributiile;
• cine plateste salariul/indemnizatia; reguli de pontaj; SSM;
• raspunderi, confidentialitate, echipamente.

Decizie de detasare + comunicare catre salariat.

Daca se schimba felul muncii: cere acord scris al salariatului (nu o face unilateral).

Drepturi: transport/cazare/indemnizatie; respecta minimul legal si “mai favorabil”.

REGES Online: opereaza detasarea prin fluxul dedicat “Decizii → Detasare”.

Checklist (Detasare)

•  Protocol intre angajatori (clar pe bani, pontaj, SSM, responsabilitati)
•  Decizie detasare semnata + comunicata
•  Durata in limite (max. 1 an, prelungiri doar exceptional, cu acord)
•  Acord scris daca se schimba felul muncii
•  Operare in REGES Online (Decizii → Detasare)
•  Documente de plata/decont si justificative arhivate

Atentionari (Detasare)

Daca angajatorul primitor nu plateste integral drepturile, salariatul poate urmari si angajatorul de origine (de aceea protocolul si dovada platilor sunt esentiale).

6) Detasare transnationala (Legea 16/2017) – elementele “care fac diferenta”

Aici sunt 2 scenarii:

• Angajator din afara detaseaza lucratori in Romania (Legea 16/2017 se aplica direct).
• Angajator din Romania detaseaza lucratori in alt stat (te lovesti de regulile statului gazda + cerinte UE: A1, declaratii locale, remuneratie, timp de munca etc.). Ghidurile/portalurile UE si ale Inspectiei Muncii sunt utile.

6.1. Definitie operationala (cum o recunosti)

Este detasare transnationala cand lucratorul e trimis temporar intr-un alt stat, in contextul prestarii de servicii, in una din situatiile tip:

• contract prestari servicii cu beneficiar in statul gazda,
• detasare intragrup,
• agent de munca temporara catre utilizator din statul gazda.

6.2. Conditii de munca aplicabile in Romania (cand detasarea e pe teritoriul Romaniei)

Legea cere respectarea unui “nucleu dur” de conditii (ex.: remuneratie, timp de munca/odihna, SSM, egalitate de tratament etc.). 
Important: dupa 12 luni (sau 18 luni cu notificare justificata), intra in joc regimul de “detasare pe termen lung”, cu extinderea setului de conditii aplicabile.

6.3. Cerinte administrative (documente, traduceri, termene)

Angajatorul/beneficiarul trebuie sa poata pune la dispozitia ITM anumite documente si informatii, inclusiv in termenele cerute, si pot exista obligatii de traducere in limba romana. 
Normele includ si modelul de declaratie utilizat in practica (cu datele detasarii, locul de munca, persoana de contact etc.).

6.4. A1 (securitate sociala) – nu sari peste el

Pentru detasari in UE/SEE/Elvetia, regula de baza este: solicita documentul portabil A1 (certifica legislatia de securitate sociala aplicabila in perioada detasarii).

6.5. REGES Online: detasare transnationala

In REGES Online exista temei distinct “Detasare trans-nationala (Legea 16)”.

7) Checklists dedicate (Detasare transnationala)

Checklist A: Firma din Romania detaseaza in alt stat (UE/SEE/CH)

•  Verifica daca e “posting” (contract servicii/intragrup/agent temporar)
•  Solicita A1 (si stabileste cine gestioneaza dosarul)
•  Verifica declaratia obligatorie in statul gazda (multe state cer notificare inainte de incepere)
•  Verifica remuneratia minima / reguli de plata / timp de munca in statul gazda (inclusiv indemnizatii, cazare, transport)
•  Pastreaza documentele cerute (contract, pontaj, dovezi plata, fluturasi etc.) si pregateste traduceri daca sunt cerute
•  Marcheaza pragurile 12/18 luni (regim long-term)

Checklist B: Firma din alt stat detaseaza in Romania

•  Declaratie catre ITM (model in norme) + date complete (loc, perioada, persoane, tip posting)
•  Persoana de contact / documente la dispozitia ITM (la locul de munca sau conform cerintelor)
•  Respecta conditiile de munca aplicabile in Romania (remuneratie, timp, SSM etc.)
•  Prag 12/18 luni (long-term)
•  Evidente clare (pontaj, dovezi plata, contracte)
•  Cooperare IMI (daca apar solicitari transfrontaliere)

8) “Harta rapida” de decizie (1 minut)

Salariatul merge temporar in alta locatie, DAR ramane in aceeasi firma → Delegare.

Salariatul lucreaza temporar la alta firma din Romania → Detasare.

Munca se presteaza in alt stat / vine din alt stat in Romania, in context de servicii → Detasare transnationala (Legea 16/2017 + reguli stat gazda + A1).

9) Mini-model: ce trebuie sa scrie in decizie (delegare/detasare)

Elemente recomandate (ambele):

• Identificare salariat (nume, functie), angajator
• Perioada (start/end) + locatia
• Scop/misiune + sarcini
• Program de lucru, persoana de coordonare/raportare
• Drepturi: transport, cazare, indemnizatie; reguli de decont; avans
• Clauze de SSM, confidentialitate, echipamente (dupa caz)
• Semnaturi + dovada comunicarii

Disclaimer profesional

Material informativ. Pentru detasari transnationale, verificarile trebuie facute si pe regulile statului gazda (declaratii locale, salariu minim, conditii de cazare, documente), deoarece obligatiile difera semnificativ intre state.