Obligatia de a accepta plata fara numerar (POS si alternative) – reguli 2026
1) Ce s-a schimbat, pe scurt (in 2026)
De la 1 ianuarie 2026, persoanele fizice sau juridice inregistrate la Registrul Comertului au obligatia sa accepte plati si prin intermediul mijloacelor moderne de plata.
Observatia-cheie: legea vorbeste despre acceptarea platilor prin mijloace moderne, nu despre “un anumit aparat” in mod exclusiv. In practica, asta inseamna ca poti bifa obligatia prin POS, SoftPOS, link de plata, solutii online, etc. (alegi ce se potriveste modelului tau de business).
2) Baza legala
OUG nr. 193/2002 (sisteme moderne de plata), in forma aplicabila de la 1 ianuarie 2026:
Obligatia generala (Registrul Comertului): entitatile vizate “au obligatia sa accepte plati efectuate si prin intermediul mijloacelor moderne de plata”.
Exceptie importanta: daca efectuezi toate operatiunile de incasare/plata exclusiv prin conturi la banca, nu ai obligatia de acceptare prin mijloace moderne (in sensul acestei reguli).
Exceptie de infrastructura: punctele de incasare din zone nedeservite de retele de comunicatii electronice sunt exceptate, dar au obligatia de conformare in 12 luni de la momentul in care zona devine deservita.
Rolul “acceptatorilor” (banci/PSP): la solicitare, institutia acceptanta trebuie sa instaleze terminalul si/sau infrastructura in max. 30 de zile.
3) Cine intra, practic, sub obligatie
Daca esti in Registrul Comertului (ex.: SRL, SA, PFA, II, IF etc.), esti, in principiu, in zona obligatiei.
Asta acopera nu doar “magazine”, ci si:
- prestari servicii (salon, cabinet, atelier, consultanta);
- vanzari la distanta/online (cand incasezi de la clienti persoane fizice);
- activitati temporare (targuri, festivaluri, pop-up).
4) “POS obligatoriu” vs “plata fara numerar obligatorie”
Formularea corecta (care te ajuta si in practica, si in discutia cu clientii) este:
- obligatie: sa accepti plata prin mijloace moderne de plata
- nuantare: POS-ul este cea mai frecventa solutie “la punctul de vanzare”, dar nu este singura
Solutii uzuale (alegi minim una, realist):
- POS clasic (la tejghea)
- POS mobil (GPRS/SIM)
- SoftPOS (telefonul devine POS, daca furnizorul permite)
- link de plata / “pay by link” (trimis pe WhatsApp/email)
- plata online (card in pagina de checkout)
- QR / aplicatii de plata (daca sunt incadrabile ca instrument modern si acceptate operational)
5) Exceptia care schimba jocul pentru servicii si freelanceri
Daca tu:
- nu incasezi numerar,
- nu ai incasari la “punct”,
- lucrezi exclusiv pe factura si incasezi exclusiv prin banca,
- atunci poti intra in exceptia din art. 1 alin. (1^3).
Atentie: exceptia trebuie sa fie reala in fapt, nu doar “in intentie”. Daca azi incasezi cash “din cand in cand”, risti sa fii tratat ca neconform.
6) Termene si “cine plateste” pentru instalare
Din perspectiva legii:
- acceptatorul are obligatia de instalare/infrastructura in max. 30 zile de la solicitare
- cheltuielile cu achizitionarea/instalarea/conectarea la infrastructura sunt suportate de institutiile acceptante
- costurile de administrare/operare se stabilesc prin contract
Practic, tu vei vedea in contract comisioane (MDR), abonamente, costuri per tranzactie etc. (asta tine de piata, nu de formularea obligatiei).
7) Amenzi si control (ce doare in 2026)
Fapte relevante si sanctiuni (OUG 193/2002, art. 3):
- refuzul entitatilor vizate de a accepta mijloace moderne de plata = amenda 5.000 – 7.500 lei
- alte contraventii (inclusiv nerespectarea dispozitiilor art. 1 alin. (1), (1^2) si (8)) pot intra la 20.000 – 50.000 lei, in functie de incadrare
- constatarea si sanctionarea se fac de catre structurile cu atributii de control ale ANAF
8) Exemple “mai iesite din comun” unde risti sa fii prins pe nepregatite
- Fotograf/videograf la evenimente: incaseaza avans cash “ca e mai simplu”
- Hairstylist/make-up artist la domiciliu: nu are “punct fix”, dar are incasari la fata locului
- Mester popular la targ: are stand 2 zile/luna, “nu merita POS”
- Instructor (yoga, meditatii, cursuri): incaseaza la sala, dupa sedinta
- Cabinet (servicii ne-medicale) cu incasari in numerar la receptie
- Reparatii (instalator/tehnician) cu incasare la final, in apartament
- Mic producator (miere, branzeturi) cu livrari si incasare la livrare
- Organizator de workshop-uri: bilet vandut la intrare
- Pop-up store in mall: contract pe 7–14 zile
- “Consultant online” care, de fapt, incaseaza si cash la intalniri locale
9) Checklist rapid de conformare
Identific daca sunt in Registrul Comertului (SRL/PFA/II/IF etc.)
Decid modelul: incasez numerar? incasez la punct? incasez online?
Aleg 1 solutie minima: POS / SoftPOS / link plata / plata online
Trimit solicitare la acceptator (banca/PSP) si cer termen de implementare
Instruiesc personalul: “acceptam fara numerar” + ce facem daca pica netul
Setez procedura de backup (ex.: link de plata, POS pe SIM, alta retea)
Actualizez afisajul la punctul de incasare (sticker/card accepted – best practice)
Documentez in politica interna: “nu refuzam plata fara numerar”
Verific contractul: comisioane, decontare, raportari, dispute/chargeback
Pastrez dovezi: solicitare, contract, proces verbal instalare / confirmari
10) Concluzie
Din 1 ianuarie 2026, pentru cei inregistrati la Registrul Comertului, discutia reala nu mai este “am sau nu POS?”, ci “am o modalitate functionala de plata fara numerar si o procedura ca sa nu refuz clientul?”.