CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII
(Gestionare REGES Online)
Nr. {c_numar} / {c_data}
Părțile contractante:
Părțile:
1. {a_denumire} {a_sufix}, cu sediul în {a_localitate}, {a_adresa} {a_judet}, având CUI {a_cui}, înregistrată la ONRC {a_reg_comertului}, cont bancar [IBAN] deschis la [Banca], reprezentată legal prin {a_rl_nume}], în calitate de BENEFICIAR,
și
2. [Denumire Prestator], cu sediul în [adresa completă], având CUI [cod fiscal], înregistrată la ONRC [număr ORC], cont bancar [IBAN] deschis la [Banca], reprezentată legal prin [nume reprezentant], în calitate de PRESTATOR,
au convenit încheierea prezentului contract de prestări servicii, în următoarele condiții:
Art. 1 – Obiectul contractului
1.1. Prestatorul se obligă să furnizeze servicii specializate privind gestionarea Registrului General de Evidență a Salariaților, exclusiv prin platforma electronică REGES ONLINE, în conformitate cu prevederile legale aplicabile, inclusiv HG nr. 295/2025 și alte reglementări în vigoare.
1.2. Serviciile prestate includ, fără a se limita la:
● Solicitare acces în registrul clientului;
● Înregistrarea și actualizarea contractelor individuale de muncă;
● Corectarea datelor eronate sau incomplete privind salariații;
● Suspendarea, detașarea, încetarea sau mutarea contractelor;
● Accesarea și descărcarea extraselor oficiale din registru;
● Vizualizarea și gestionarea notificărilor automate privind expirarea sau modificarea contractelor;
● Alerte privind modificări legislative relevante pentru activitatea de evidență a personalului.
1.3. Prestatorul va desfășura aceste activități în baza documentelor transmise de Beneficiar și va respecta termenele legale de operare în platforma REGES ONLINE.
Art. 2 – Date operate în Registrul General de Evidență a Salariaților și termene de transmitere
2.1. Prestatorul se obligă să efectueze completarea, actualizarea și transmiterea către platforma REGES ONLINE a tuturor informațiilor prevăzute de legislația în vigoare, conform Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.
2.2. Conform art. 4 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, datele gestionate de Prestator includ, fără a se limita la:
● Informații de identificare ale angajatorului (denumire, CUI/CIF, sediu, reprezentant legal – pentru persoane juridice, respectiv nume, prenume, CNP, domiciliu – pentru persoane fizice);
● Informații de identificare ale salariaților (nume, prenume, CNP, NIF, cetățenie, țară de proveniență);
● Detalii privind încheierea și derularea contractelor individuale de muncă: data încheierii CIM, numărul acestuia și data începeri activității, funcție/ocupație, tip și durată CIM, locul muncii, durata timpului de lucru și repartizarea acestuia, salariul și adaosurile, suspendarea CIM (perioadă, cauze și data încetării acesteia), data și temeiul legal al încetării CIM.
● Detalii legate de detașări (interne sau transnaționale), suspendări, încetări și transferuri de contracte;
● Informații referitoare la persoanele cu dizabilități (grad, tip și durata certificatului);
● Datele utilizatorului în cazul muncii temporare;
● Corectarea erorilor survenite în registru.
2.3. Termenele legale de operare sunt următoarele:
Tip informație / Modificare | Termen de transmitere |
|---|---|
| Datele de identificare ale angajatorului și salariaților, inclusiv gradul, tipul și durata certificatului de handicap pentru salariații cu dizabilități | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul – cf. art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025 |
| Modificări ale datelor de identificare ale angajatorului | În termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării – art. 5 alin. (7) |
| Modificări ale datelor de identificare ale salariaților ori cu privire la gradul, tipul și durata certificatului de handicap | În termen de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului justificativ la angajator – cf. art. 5 alin. (2) HG 295/2025 |
| Funcție, tip/durată CIM, locul muncii, durata muncii, salariul, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri, date de identificare ale utilizatorului (în caz de muncă temporară) – cf. art. 5 alin (1) lit. a) HG 295/2025 | Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul – cf. art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025 |
| Modificări privind: funcția/ocupația, tipul/durata CIM, locul și durata muncii | Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepția situației în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea se face în 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia – art. 5 alin. (3) HG 295/2025 |
| Modificări privind: salariu, sporuri, indemnizații și adaosuri | 20 zile lucrătoare de la modificare, cu excepția situației în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea se face în 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia – art. 5 alin. (4) HG 295/2025 |
| Modificări pe perioada detasării privind: locul și durata muncii, salariul, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri | Se completează și se transmit de către angajatorul la care s-a dispus detașarea, în aceleași condiții precum cele prevăzute mai sus sau cel mai târziu până la data încetării detașării, dacă aceasta este anterioară acestor termene – art. 5 alin. (6) |
| Detașare: data de începere și data de încetare, datele de identificare ale angajatorului la care se realizează detașarea | Cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului – art. 5 alin. (1) lit. c) |
| Detașare transnațională/pe teritoriul unui stat care nu este membru UE/SEE | Cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului pe teritoriul altui stat – art. 5 alin. (1) lit. d) |
| Modificări privind: detașarea, detașarea transnațională/pe teritoriul unui stat care nu este membru UE/SEE | Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării – art. 5 alin. (5) |
| Transfer | În termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer |
| Suspendarea contractului | Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/încetării suspendării, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absențelor nemotivate, precum și a situațiilor de suspendare în caz de forță majoră, când transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării – art. 5 alin. (1) lit. e) |
| Încetare contract | Cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă |
| Corectarea erorilor din Registru | De îndată ce angajatorul a luat cunoștință |
2.4. Prestatorul va respecta cu strictețe termenele de mai sus, pe baza documentelor primite de la Beneficiar. Responsabilitatea transmiterii acestor documente în termen revine exclusiv Beneficiarului.
2.5. Netransmiterea datelor în termenele stabilite, precum și completarea incorectă a Registrului, constituie contravenție și atrage sancțiuni contravenționale, conform legislației în vigoare. În acest sens, Prestatorul este exonerat de orice răspundere în cazul în care întârzierile se datorează neîndeplinirii obligațiilor de către Beneficiar.
2.6. Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului.
Art. 3. Responsabilitate Prestator
3.1. Prestatorul este responsabil pentru transmiterea în termen a datelor în REGES ONLINE. Conform Art. 9 din H.G. 295/2025, netransmiterea datelor în termenele prevăzute atrage sancțiuni contravenționale, deci este esențial ca responsabilitățile să fie împărțite clar între Prestator și Beneficiar.
3.2. Răspunderea contractuală include explicit:
● Prestatorul nu poate fi tras la răspundere pentru întârzierile cauzate de lipsa/întârzierea documentelor de la Beneficiar;
● Prestatorul va notifica Beneficiarul în maxim _ zi/zile lucrătoare de la identificarea unui document lipsă sau eronat.
3.3. În cazul întârzierii transmiterii documentelor de către BENEFICIAR, ce conduce la imposibilitatea transmiterii în REGES în termen legal, BENEFICIARUL își asumă întreaga răspundere contravențională, inclusiv plata eventualelor amenzi aplicate de autorități.
Art. 4. Prețul serviciilor
Pentru serviciile prestate, Prestatorul va primi suma de __________ lei (fără TVA), lunar, achitat prin transfer bancar în contul __________________, deschis la __________________, în maxim ____ zile de la emiterea facturii.
5. Obligațiile și drepturile părților
5.1. În vederea derulării contractului, fiecare Parte este responsabilă de respectarea prevederilor legale aplicabile în materia protecției datelor cu caracter personal, inclusiv, începând cu 25 mai 2018, a Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”).
5.2. Având în vedere că Prestatorul va prelucra datele cu caracter personal colectate de Beneficiar, acesta din urmă are următoarele obligații:
● să informeze persoanele vizate cu privire la transferul datelor către Prestator;
● să obțină consimțământul persoanei vizate pentru prelucrarea categoriilor speciale de date (ex. sănătate, cont bancar, date de contact);
● să obțină consimțământul persoanelor vizate (coasigurați, membri de familie) în cazul transferului datelor acestora către Prestator.
5.3. Beneficiarul se obligă să prevină orice utilizare, divulgare sau transfer neautorizat al datelor cu caracter personal și să folosească datele exclusiv în scopul executării contractului.
5.4. Părțile acceptă că, în contextul derulării Contractului, datele pot fi transferate către autorități publice, alți împuterniciți sau colaboratori, doar în limitele și condițiile permise de lege sau de consimțământul persoanelor vizate.
5.5. Fiecare Parte garantează că personalul său a fost instruit cu privire la obligațiile ce derivă din GDPR și că persoanele vizate sunt informate în mod corespunzător.
5.6. În cazul în care o Parte încalcă prevederile privind protecția datelor, cealaltă Parte are dreptul de a solicita daune-interese pentru prejudiciul suferit, inclusiv daune morale sau prejudiciu de imagine.
5.7. Obligații comune ale Părților:
● să asigure măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor;
● să limiteze accesul la date doar personalului care are nevoie de acestea;
● să nu divulge datele altor persoane fără consimțământul persoanei vizate, dacă este necesar pentru alte scopuri;
● să păstreze datele doar pe durata necesară și să mențină o evidență a activităților de prelucrare conform art. 30 din GDPR.
5.8. Obligații specifice ale Prestatorului:
● să prelucreze datele exclusiv pentru îndeplinirea Contractului, cu excepția cazului în care există consimțământ pentru alte scopuri;
● să nu divulge datele din cauza vulnerabilităților sistemului IT;
● să notifice în maximum 72 de ore orice incident de securitate, împreună cu un raport detaliat, conform art. 33 alin. (3) GDPR;
● să acorde asistență Operatorului în îndeplinirea obligațiilor privind drepturile persoanelor vizate;
● să permită portabilitatea datelor într-un format structurat și accesibil, acolo unde este posibil din punct de vedere tehnic;
● să nu transmită documente ce conțin date cu caracter personal în mod neautorizat sau în afara obiectului Contractului.
5.9. Fiecare Parte se obligă să implementeze măsuri de securitate pentru protejarea datelor împotriva distrugerii, pierderii, modificării sau accesului neautorizat, inclusiv în cazurile de transmisie prin rețele publice sau private.
6. Încetarea contractului
Contractul poate înceta în următoarele situații:
● Prin acordul scris al ambelor părți;
● Prin denunțare unilaterală, notificată în scris cu minimum __ de zile calendaristice înainte;
● Prin încetarea activității uneia dintre părți.
7. Forța majoră
Partea afectată de un caz de forță majoră este exonerată de răspundere, în conformitate cu prevederile legale, cu condiția notificării celeilalte părți în termen de __ zile lucrătoare de la apariția evenimentului.
8. Soluționarea litigiilor
Orice litigiu apărut din interpretarea sau executarea prezentului contract va fi soluționat pe cale amiabilă.
În cazul în care acest lucru nu este posibil, litigiul va fi deferit instanțelor judecătorești competente de la sediul PRESTATORULUI.
Data: ....................................
Beneficiar,
prin reprezentant legal ....................................
Prestator,
prin reprezentant legal ....................................
.png)