1) “Top 10” obligatii critice de urmarit (cu impact imediat)
1) Cont de plati in Romania (risc: inactivitate fiscala + dizolvare)
Ce urmaresti: firma are cont de plati in Romania sau cont la Trezorerie.
Cand: permanent; devine criteriu de inactivitate de la 01.01.2026.
Cine: Administrator + Contabil (verificare), Banca (deschidere).
Pasi:
- deschidere cont (si pentru firme fara activitate/inactive temporar – minim cont deschis);
- actualizare date la ANAF/ONRC daca e cazul (dupa procedura interna).
Risc/sanctiune: declarare inactiv daca nu ai cont; daca nu te reactivezi in 1 an -> cerere dizolvare (cu exceptii/nuante) si efecte fiscale specifice inactivitatii.
2) Plati moderne / acceptare card (pragul dispare; regula devine “pentru toti cei din Registrul Comertului”)
Ce urmaresti: obligatia de a accepta plati prin mijloace moderne de plata (card/solutii cont-la-cont).
Cand: de la 01.01.2026 (intrarea in vigoare art. II si III).
Cine: Administrator + Comercial/Front-office + Contabil (proceduri), Banca/PSP (implementare).
Pasi:
- contract cu institutie acceptanta; instalare POS/solutie; procedura de incasare si reconciliere.
- exceptie: daca toate incasarile/platile sunt exclusiv prin conturi bancare, nu ai obligatia de a accepta plati prin mijloace moderne (atentie la interpretare operationala).
Risc/sanctiune: contraventii pentru refuz/nerespectare si obligatii corelative (inclusiv termen de instalare la solicitare).
3) Plafoane numerar + interdictia fragmentarii (cash discipline)
Ce urmaresti: incasari/plati in numerar intre profesionisti + reguli de fragmentare.
Cand: zilnic (la fiecare incasare/plata).
Cine: Casier/Responsabil plati + Contabil + Administrator (politica de trezorerie).
Pasi:
- set “cash policy” (limite pe furnizor/zi; avansuri; cash&carry; plati catre persoane fizice – inclusiv dividende/restituiri imprumuturi).
Risc/sanctiune: amenzi pentru depasirea plafoanelor/fragmentare + risc de controale. (Plafoane-cheie: 5.000 lei/persoana/zi; 10.000 lei cash&carry; plafon total plati 10.000/zi etc.).
4) RO e-Factura – termen transmitere (5 zile lucratoare)
Ce urmaresti: transmiterea facturilor emise in sistem in termen.
Cand: max. 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii (regula mentionata explicit).
Cine: Contabil/Facturare + IT/ERP + Administrator (control intern).
Pasi:
- flux: emitere -> validare -> transmitere -> descarcare/integrare -> arhivare;
- “buffer” operational (ex.: transmitere zilnica/2 zile, nu in ziua 5).
Risc/sanctiune: risc contraventional la nerespectarea termenelor + risc fiscal (inclusiv corelari ulterioare).
5) REGES-ONLINE (HR) – tranzitie / termen prorogat
Ce urmaresti: trecerea de la Revisal la REGES-ONLINE si disciplina transmiterilor.
Cand: termenul de implementare a fost prorogat pana la 31.12.2025 (din ce ai de gestionat practic: pregatesti si rulezi noul flux).
Cine: HR + Administrator + Contabil salarizare + IT (daca e integrat).
Pasi:
- inventar contracte/acte aditionale; test acces; procedura de transmitere si audit intern lunar.
2) Master checklist operational (pe domenii) – ce urmaresti, cine, cand, pasi
Formatul de mai jos e gandit sa-l copiezi intr-un doc/Excel si sa-l folosesti ca “tabla de bord” saptamanala.
A) Fiscal & declarativ (ANAF)
Vector fiscal / inregistrari (D700/010 etc.)
Trigger: schimbare TVA (lunar/trimestrial), TVA la incasare, sediu, punct de lucru, activitati, regimuri.
Cine: Contabil + Administrator.
Pasi: checklist de “eveniment” + depunere formular + confirmare recipisa + update proceduri interne.
Calendar declaratii/plati recurente
Lunar: D112 + contributii; TVA (daca lunar); alte declaratii specifice.
Trimestrial: TVA trimestrial; alte raportari (in functie de vector).
Anual: situatii financiare; declaratii anuale specifice.
Cine: Contabil (executie) + Administrator (aprobare/finantare).
RO e-Factura (vezi punctul critic #4)
B) Cash, banca, plati (trezorerie)
Cont de plati in Romania (criticul #1)
Plafoane numerar + antifragmentare (criticul #3)
Plati moderne / POS (criticul #2)
Operatiuni prin banca (politica interna)
Trigger: plati furnizori > plafon; salarii; taxe; dividende.
Cine: Casier/Financiar + Contabil + Administrator.
Pasi: aprobare in 2 pasi (initiere + autorizare), reconciliere zilnica/saptamanala.
C) Societar (Legea 31) – “conditii pentru dividende / finantari / capital”
Dividende (inclusiv interimare)
Trigger: decizie distribuire; inchidere trimestru/an; cashflow.
Cine: Administrator + Contabil + Juridic (daca exista).
Pasi: verificari prealabile (profit distribuibil, documente, aprobari, impact pe cash, impact fiscal).
Imprumuturi catre/de la asociati/afiliati
Trigger: rambursari, noi contracte de imprumut, tranzactii intra-grup.
Cine: Administrator + Contabil (si, ideal, Juridic).
Pasi: contract, justificare, conditii, trasabilitate bancara, incadrare in plafoane numerar.
D) HR / munca
REGES-ONLINE (criticul #5)
Contracte / pontaj / proceduri
Trigger: angajare/incetare; modificare salariu/ore; telemunca; detasare.
Cine: HR + Administrator; Contabil salarizare.
Pasi: act aditional/decizie; transmitere in registru; arhivare; informare salariat.
E) GDPR (date personale)
Ce urmaresti: temei legal, informari, minimizare date, securitate, contracte cu imputerniciti.
Trigger: colectare CNP/date clienti; supraveghere video; newsletter; incidente.
Cine: Administrator + responsabil GDPR (intern/extern).
Pasi: registru prelucrari; politici; acorduri; procedura incident.
F) AML / spalarea banilor (daca intri sub incidenta)
Ce urmaresti: incadrarea entitatii ca raportor; KYC; raportari; politici.
Trigger: clienti noi, tranzactii atipice, plati cash mari (corelat cu Legea 70).
Cine: Ofiter conformitate/Administrator (in functie de obligatie).
G) CAEN / ONRC / operational
Ce urmaresti: CAEN corect pe activitate reala; puncte de lucru; obiecte secundare.
Trigger: servicii/produse noi, platforme noi, punct de lucru, autorizari.
Cine: Administrator + Contabil + (Juridic).
Pasi: analiza activitate -> decizie -> ONRC -> actualizare proceduri/contracte.
3) Checklist “Saptamana asta” (rapid, de pus in practica imediat)
Banca
Exista cont de plati in Romania/Trezorerie pentru fiecare firma din portofoliu?
Pentru firme fara activitate/inactive temporar: exista cont minim deschis? (risc inactivitate de la 01.01.2026)
Cash
Politica de numerar scrisa + instructaj (plafoane + antifragmentare)
Control: raport zilnic incasari/plati cash
Plati moderne (2026)
Cine NU are inca solutie de acceptare plati moderne (POS/aplicatie)?
Plan implementare pana la 01.01.2026 + exceptiile documentate (unde e cazul)
e-Factura
Flux intern “emitere -> transmitere” astfel incat sa nu atingi ziua 5 (lucratoare)
Monitor: raport facturi netransmise + alerte
HR
Status REGES-ONLINE: acces, test, procedura; migrare pana la termenul prorogat
4) Implementare (SOP) – cum o faci scalabil pentru multi clienti
Pas 1 (1 ora): copiezi sectiunile de mai sus intr-un “Master Compliance Register”.
Pas 2 (30 min/client): bifezi aplicabilitatea (TVA, salariati, cash intens, e-Transport, SAF-T, domeniu reglementat AML).
Pas 3 (saptamanal, 20 min): sedinta interna “Radar”:
- top 3 riscuri,
- termene 7 zile,
- masuri/owner.
Pas 4 (automatizare): alerte in calendar + template de email catre clienti (“Ce se schimba / ce faci / pana cand”).
.png)