Contabilul nu conduce firma: responsabilitatea fiecarui departament

Cine raspunde atunci cand un document este gresit, un stoc lipseste sau un serviciu nu poate fi demonstrat? Contabilul este doar una dintre verigile procesului.

Extras pentru pagina blogului

Contabilitatea nu poate inlocui achizitiile, gestiunea, comercialul, HR-ul si controlul intern. Afla cum trebuie impartite responsabilitatile intr-o companie si ce trebuie sa verifice fiecare departament.

Contabilul nu conduce firma: cine intocmeste, verifica si raspunde pentru documentele unei companii

O contabilitate corecta nu poate compensa lipsa procedurilor, controalelor si responsabilitatilor din interiorul firmei

O factura poate fi inregistrata corect in contabilitate si totusi operatiunea din spatele ei sa fie:

• neautorizata;
• insuficient documentata;
• receptionata doar formal;
• efectuata la un pret nejustificat;
• lipsita de legatura cu activitatea firmei;
• nereala;
• aprobata de o persoana fara competenta;
• platita de doua ori.

Un stoc poate aparea in balanta, desi bunurile nu mai exista fizic.

Casa poate avea un sold scriptic important, desi numerarul nu se mai afla in casierie.

Un serviciu poate fi facturat si inregistrat, desi nimeni din departamentul beneficiar nu poate demonstra ce s-a prestat.

O creanta poate ramane ani de zile in contabilitate, desi departamentul comercial stie ca acel client nu mai poate plati.

In toate aceste situatii apare aceeasi intrebare:

Cine trebuia sa verifice?

Tot mai des, raspunsul este transferat automat catre contabilitate:

„Contabilul trebuia sa observe.”

Contabilul trebuie sa analizeze documentele, sa aplice tratamentul contabil si fiscal corect, sa solicite clarificari si sa semnaleze neconcordantele pe care le poate identifica in cadrul misiunii sale.

Dar departamentul contabil nu poate inlocui:

• administratorul;
• conducerea executiva;
• directorul economic;
• departamentul comercial;
• achizitiile;
• casieria;
• trezoreria;
• gestiunea;
• productia;
• resursele umane;
• juridicul;
• controlul intern;
• auditul intern.

Contabilitatea poate reflecta realitatea economica a firmei numai daca aceasta realitate este documentata, verificata, aprobata si comunicata corect de persoanele care au produs-o sau au cunoscut-o.

Imagine principala recomandata

Format: 720 × 300 px

Text pe imagine:

CONTABILUL NU CONDUCE FIRMA

Subtitlu:

Cine intocmeste, cine verifica si cine raspunde

Concept vizual:

• Adina in partea dreapta;
• in partea stanga, un flux de documente intre departamente;
• fundal bleumarin inchis;
• elemente grafice aurii;
• iconuri pentru achizitii, gestiune, HR, comercial si contabilitate;
• stil profesional, corporativ, minimalist.

1. Contabilitatea este ultima veriga a unui proces, nu prima

Inregistrarea contabila nu creeaza operatiunea economica.

Inainte ca o factura, un proces-verbal, un extras bancar sau un document de gestiune sa ajunga in contabilitate, in firma au avut loc mai multe actiuni:

1. cineva a identificat o necesitate;
2. cineva a solicitat achizitia sau operatiunea;
3. cineva a verificat existenta bugetului;
4. cineva a aprobat operatiunea;
5. cineva a selectat partenerul;
6. cineva a negociat si semnat contractul;
7. cineva a primit bunul sau serviciul;
8. cineva a confirmat executarea;
9. cineva a intocmit sau obtinut documentele;
10. cineva a aprobat plata;
11. cineva a efectuat plata;
12. contabilitatea a primit documentele;
13. contabilitatea a analizat si inregistrat operatiunea;
14. soldurile au fost reconciliate;
15. operatiunea a fost inclusa in raportare.

Daca una dintre primele etape lipseste, contabilitatea nu poate reconstitui singura realitatea.

Legea contabilitatii prevede ca orice operatiune economico-financiara trebuie consemnata, la momentul efectuarii sale, intr-un document care sta la baza inregistrarii in contabilitate. Documentele justificative angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a persoanelor care le-au inregistrat, dupa caz.

Prin urmare, raspunderea nu apartine exclusiv contabilului.

Ea este distribuita pe intreg circuitul operatiunii.

Principiul central

Departamentele produc si confirma realitatea operationala.

Managementul aproba, organizeaza si controleaza.

Contabilitatea analizeaza, inregistreaza, reconciliaza si raporteaza.

Controlul intern verifica daca procesele si controalele functioneaza.

Auditul intern sau extern efectueaza verificari independente, in limitele misiunii sale.

2. Cine raspunde pentru organizarea contabilitatii si a circuitului documentelor

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Atunci cand contabilitatea este condusa pe baza unui contract de prestari de servicii, profesionistul contabil raspunde pentru serviciile prestate potrivit legii si contractului.

Externalizarea contabilitatii nu inseamna insa externalizarea conducerii companiei.

Administratorul si conducerea executiva trebuie sa organizeze:

• procesele;
• responsabilitatile;
• circuitul documentelor;
• nivelurile de aprobare;
• accesul la active;
• accesul la conturile bancare;
• gestiunile;
• inventarierea;
• raportarea interna;
• controlul operatiunilor;
• relatia dintre departamente si contabilitate.

Normele privind documentele financiar-contabile permit entitatilor sa stabileasca reguli proprii de intocmire si utilizare a documentelor, adaptate activitatii lor, cu respectarea cerintelor legale. Daca intocmirea anumitor documente este incredintata unui prestator, conditiile trebuie prevazute contractual.

Ce trebuie sa stabileasca managementul

Pentru fiecare document sau operatiune trebuie stabilit:

1. cine initiaza;
2. cine intocmeste;
3. cine verifica;
4. cine avizeaza;
5. cine aproba;
6. cine executa;
7. cine transmite contabilitatii;
8. cine arhiveaza;
9. cine reconciliaza;
10. cine controleaza ulterior.

O companie nu este organizata doar pentru ca are o organigrama.

Este organizata atunci cand fiecare proces are:

• un responsabil;
• o procedura;
• un termen;
• un document;
• un control;
• o dovada a efectuarii controlului;
• o cale de escaladare.

3. Cele cinci niveluri de responsabilitate dintr-o companie

Nivelul 1. Responsabilitatea operationala

Apartine persoanelor si departamentelor care efectueaza operatiunea.

Exemple:

• achizitiile selecteaza furnizorul;
• depozitul receptioneaza bunurile;
• departamentul beneficiar confirma serviciul;
• comercialul confirma livrarea;
• HR comunica timpul lucrat;
• productia comunica consumurile si productia obtinuta;
• casierul confirma numerarul;
• trezoreria efectueaza platile aprobate.

Nivelul 2. Responsabilitatea manageriala

Managerii trebuie sa:

• aprobe operatiunile;
• verifice respectarea bugetelor;
• controleze activitatea subordonatilor;
• analizeze exceptiile;
• decida masurile;
• escaladeze riscurile;
• confirme informatiile transmise contabilitatii.

Nivelul 3. Responsabilitatea contabila si financiara

Departamentul financiar-contabil trebuie sa:

• analizeze documentele;
• verifice elementele obligatorii;
• stabileasca tratamentul contabil;
• aplice politicile contabile;
• reconcilieze soldurile;
• intocmeasca raportarile;
• solicite clarificari;
• semnaleze erori si riscuri.

Nivelul 4. Controlul intern

Controlul intern verifica daca:

• procedurile exista;
• atributiile sunt separate;
• aprobarile sunt respectate;
• accesul la active este controlat;
• documentele sunt complete;
• exceptiile sunt investigate;
• masurile stabilite sunt implementate.

Nivelul 5. Verificarea independenta

In functie de organizatie, aceasta poate include:

• audit intern;
• audit financiar;
• expertiza contabila;
• consultanta fiscala;
• investigatii antifrauda;
• verificari de conformitate;
• due diligence.

Aceste functii nu trebuie confundate.

Faptul ca firma are un departament contabil nu inseamna ca are automat si un sistem complet de control intern.

4. Rolul administratorului si al conducerii executive

Administratorul si conducerea executiva nu trebuie sa intocmeasca personal toate documentele.

Trebuie insa sa asigure un sistem prin care acestea sunt intocmite, verificate si transmise corect.

Responsabilitatile conducerii

Conducerea trebuie sa aprobe:

• organigrama;
• fisele de post;
• limitele de autoritate;
• procedurile;
• fluxurile de aprobare;
• politica de achizitii;
• politica de credit comercial;
• politica de plati;
• politica de inventariere;
• politica privind accesul la sisteme;
• circuitul documentelor;
• calendarul inchiderii contabile;
• politicile contabile;
• raportarea manageriala.

Conducerea trebuie sa se asigure ca informatiile importante ajung la departamentul financiar-contabil.

Exemple:

• litigii;
• garantii acordate;
• contracte semnificative;
• tranzactii cu parti afiliate;
• restructurari;
• inchideri de puncte de lucru;
• bunuri deteriorate;
• creante incerte;
• obligatii nefacturate;
• evenimente ulterioare;
• riscuri privind continuitatea activitatii.

Ce nu poate delega complet conducerea

Chiar daca anumite activitati sunt delegate, conducerea nu poate considera ca raspunderea organizationala a disparut.

Administratorul nu poate spune:

„Nu stiam ce exista in gestiune pentru ca se ocupa contabilitatea.”

sau:

„Nu stiam ca serviciul nu fusese prestat pentru ca factura fusese inregistrata.”

Inregistrarea contabila nu reprezinta aprobarea economica a operatiunii.

5. Rolul CFO-ului, directorului economic si contabilului-sef

In firmele medii si mari, trebuie delimitate si responsabilitatile din interiorul functiei financiare.

CFO sau directorul financiar

In mod uzual, CFO-ul coordoneaza:

• strategia financiara;
• bugetarea;
• cash-flow-ul;
• finantarea;
• raportarea manageriala;
• performanta financiara;
• riscurile financiare;
• relatia cu bancile si investitorii;
• proiectele de transformare financiara;
• controlul financiar la nivel de management.

Directorul economic

In functie de organizarea companiei, poate coordona:

• contabilitatea;
• fiscalitatea;
• trezoreria;
• salarizarea;
• controlul financiar;
• raportarea;
• inchiderea lunara si anuala;
• relatia cu auditorii si autoritatile.

Contabilul-sef

Contabilul-sef raspunde, in limitele functiei si atributiilor sale, de:

• organizarea activitatii contabile;
• aplicarea politicilor contabile;
• inchiderea perioadelor;
• reconcilierea conturilor;
• calitatea inregistrarilor;
• intocmirea situatiilor financiare;
• coordonarea echipei contabile;
• gestionarea neclaritatilor si exceptiilor.

Controllerul financiar

Controllerul poate urmari:

• buget versus realizat;
• costuri;
• marje;
• abateri;
• indicatori operationali;
• performanta centrelor de responsabilitate;
• corelatia dintre datele operationale si cele financiare.

Trezoreria

Trezoreria poate avea responsabilitati privind:

• lichiditatea;
• platile;
• incasarile;
• relatia cu bancile;
• finantarea;
• expunerea valutara;
• previziunile de numerar.

Aceste roluri pot fi organizate diferit de la o companie la alta.

Important este ca atributiile sa fie definite si sa nu existe zone in care fiecare presupune ca altcineva verifica.

6. Rolul departamentului de achizitii

Departamentul de achizitii nu trebuie sa se limiteze la obtinerea unei facturi.

Trebuie sa existe un dosar al achizitiei, proportional cu valoarea si riscul acesteia.

Responsabilitati

Achizitiile trebuie sa asigure, dupa caz:

• solicitarea interna;
• verificarea bugetului;
• selectarea furnizorului;
• compararea ofertelor;
• verificarea furnizorului;
• negocierea;
• comanda;
• contractul;
• conditiile de livrare;
• conditiile de plata;
• documentele suport.

Ce nu poate verifica departamentul contabil

Contabilitatea nu poate stabili singura:

• de ce a fost ales un anumit furnizor;
• daca pretul este justificat comercial;
• daca furnizorul poate executa contractul;
• daca achizitia a fost necesara;
• daca exista un conflict de interese;
• daca bunul sau serviciul corespunde cerintelor operationale.

Contabilitatea poate identifica anumite semnale de risc, dar responsabilitatea achizitiei ramane in procesul operational si managerial.

7. Rolul departamentului care receptioneaza bunurile sau serviciile

Factura nu demonstreaza singura ca bunul a fost primit sau serviciul a fost prestat.

Pentru bunuri trebuie verificate:

• cantitatea;
• calitatea;
• corespondenta cu comanda;
• eventualele diferente;
• bunurile deteriorate;
• locul de depozitare;
• data receptiei;
• persoanele participante.

Pentru servicii trebuie verificate:

• perioada;
• obiectul;
• rezultatele;
• livrabilele;
• orele sau etapele, daca sunt relevante;
• raportul de activitate;
• acceptarea de catre beneficiar;
• respectarea contractului.

Confirmarea serviciului trebuie realizata de persoana sau departamentul care poate evalua efectiv prestarea.

Contabilul poate verifica daca exista un proces-verbal sau un raport.

Nu poate confirma realitatea tehnica a serviciului daca nu a participat la executarea si receptia acestuia.

8. Rolul departamentului comercial

Departamentul comercial este responsabil pentru realitatea operationala a vanzarilor si relatiilor cu clientii.

Trebuie sa gestioneze:

• ofertele;
• comenzile;
• contractele;
• preturile;
• discounturile;
• limitele de credit;
• termenele de plata;
• livrarile;
• acceptarea serviciilor;
• retururile;
• reclamatiile;
• renegocierile;
• recuperarea comerciala a creantelor.

Contabilitatea poate transmite:

• facturile neincasate;
• vechimea creantelor;
• soldurile;
• diferentele;
• incasarile nealocate.

Dar comercialul si managementul trebuie sa comunice:

• daca factura este contestata;
• daca marfa a fost returnata;
• daca exista un litigiu;
• daca s-a negociat o amanare;
• daca un client are dificultati;
• daca soldul este recuperabil.

Semnal de control

Daca departamentul contabil raporteaza un client restant, dar nimeni nu detine responsabilitatea urmaririi acestuia, firma nu are o problema contabila.

Are o problema de guvernanta si organizare comerciala.

9. Rolul gestionarilor si al departamentelor logistice

Gestionarul si departamentele operationale trebuie sa cunoasca realitatea fizica a bunurilor.

Responsabilitati

• receptia;
• depozitarea;
• evidenta intrarilor;
• evidenta iesirilor;
• transferurile;
• consumurile;
• retururile;
• deteriorarile;
• expirarea;
• bunurile aflate la terti;
• bunurile apartinand tertilor;
• diferentele de gestiune;
• participarea la inventariere.

Contabilitatea cunoaste stocul scriptic rezultat din documentele inregistrate.

Gestionarul cunoaste sau trebuie sa cunoasca stocul faptic.

Cele doua informatii trebuie confruntate.

Situatie incorecta

Contabilitatea genereaza lista de stocuri din program.

Gestionarul semneaza lista fara sa numere bunurile.

Documentul este transmis drept inventar.

Aceasta nu este o verificare faptica reala.

Inventarierea presupune stabilirea situatiei reale a activelor si datoriilor. Normele prevad organizarea inventarierii de catre conducerea entitatii, numirea comisiei si punerea in concordanta a datelor contabile cu rezultatele faptice.

10. Rolul casieriei si al trezoreriei

Casieria trebuie sa raspunda pentru:

• numerarul primit;
• numerarul platit;
• documentele de casa;
• pastrarea banilor;
• verificarea soldului fizic;
• diferentele constatate;
• avansurile spre decontare;
• respectarea instructiunilor interne.

Contabilitatea poate calcula soldul scriptic.

Nu poate confirma de la distanta ca numerarul exista.

Daca balanta arata 150.000 lei in casa, trebuie realizata verificarea fizica.

Diferenta nu se rezolva prin inventarea unor documente si nici prin mutarea formala a sumei intr-un alt cont.

Trezoreria trebuie sa raspunda pentru:

• initierea platilor;
• respectarea scadentelor;
• verificarea beneficiarilor;
• fluxul de aprobare;
• previziunile de numerar;
• relatia cu bancile;
• dovada platilor;
• controlul conturilor bancare.

Contabilitatea trebuie sa reconcilieze extrasele si sa clarifice diferentele, dar controlul accesului la conturi si aprobarea platilor sunt responsabilitati distincte.

11. Rolul departamentului de resurse umane

Calculul salarial este corect numai daca datele operationale sunt corecte.

HR-ul si managerii trebuie sa comunice:

• angajarile;
• incetarile;
• modificarile contractuale;
• pontajele;
• absentele;
• concediile;
• orele suplimentare;
• bonusurile;
• retinerile;
• beneficiile;
• deplasarile;
• concediile medicale;
• modificarile functiilor sau locurilor de munca.

Contabilitatea sau serviciul de salarizare calculeaza drepturile pe baza informatiilor primite.

Nu poate decide singur:

• cine a lucrat;
• cate ore a lucrat;
• cine primeste un bonus;
• daca o absenta este motivata;
• daca un avantaj a fost acordat;
• daca un angajat a fost prezent la locul de munca.

12. Rolul departamentului juridic

Juridicul trebuie sa comunice departamentului financiar-contabil informatii care pot afecta raportarea:

• litigii;
• pretentii;
• garantii;
• penalitati;
• rezilieri;
• obligatii contractuale;
• clauze conditionale;
• riscuri de despagubire;
• tranzactii contestate;
• modificari contractuale;
• acorduri si tranzactii.

Contabilitatea nu poate recunoaste sau prezenta corespunzator un risc juridic despre care nu a fost informata.

Un proces poate produce efecte asupra:

• provizioanelor;
• datoriilor;
• cheltuielilor;
• continuitatii;
• notelor explicative;
• fluxului de numerar.

De aceea, trebuie sa existe o confirmare periodica juridic–financiar, nu doar discutii informale.

13. Separarea atributiilor: regula care reduce erorile si fraudele

Intr-o organizatie bine controlata, o singura persoana nu trebuie sa controleze toate etapele unei operatiuni semnificative.

Separari recomandate

Achizitii

Persoana care solicita achizitia nu ar trebui sa fie singura care:

• selecteaza furnizorul;
• aproba achizitia;
• receptioneaza;
• aproba factura;
• efectueaza plata.

Plati

Persoana care introduce plata in banca nu ar trebui sa fie singura care o aproba.

Gestiune

Persoana care pastreaza bunurile nu ar trebui sa efectueze singura inventarierea.

Clienti

Persoana care negociaza conditiile nu ar trebui sa poata modifica singura:

• limitele de credit;
• discounturile;
• conturile bancare;
• anularea creantelor.

Contabilitate

Persoana care inregistreaza operatiunea nu ar trebui sa fie singura persoana care:

• aproba operatiunea;
• detine activul;
• efectueaza plata;
• realizeaza reconcilierea finala;
• modifica datele partenerului.

De ce este important

Separarea atributiilor reduce riscul ca aceeasi persoana sa poata:

• initia;
• autoriza;
• executa;
• ascunde;
• raporta

aceeasi operatiune fara o verificare independenta.

14. Ce verifica departamentul contabil

Contabilitatea nu trebuie prezentata nici ca simplu operator de date.

In limitele atributiilor, departamentul financiar-contabil trebuie sa verifice:

• existenta documentului;
• elementele obligatorii;
• aprobarea;
• perioada;
• natura economica;
• clasificarea;
• corespondenta cu contractul disponibil;
• tratamentul contabil;
• tratamentul fiscal;
• corelatiile cu alte documente;
• soldurile;
• regularizarile;
• reconcilierea;
• caracterul neobisnuit al unor operatiuni.

Contabilitatea trebuie sa solicite clarificari atunci cand:

• lipseste documentatia;
• informatiile se contrazic;
• valoarea este neobisnuita;
• tranzactia nu corespunde activitatii;
• perioada este incerta;
• partenerul sau contul bancar s-a modificat;
• documentul nu este aprobat;
• serviciul nu este confirmat;
• soldurile nu se reconciliaza.

Dar contabilitatea nu poate confirma singura:

• existenta fizica a bunurilor;
• existenta numerarului;
• calitatea bunurilor;
• prestarea tehnica a serviciilor;
• necesitatea comerciala;
• respectarea procedurii de achizitie;
• realitatea timpului lucrat;
• caracterul recuperabil al unei creante fara informatii comerciale;
• toate fraudele;
• toate intelegerile verbale;
• operatiunile necomunicate.

15. Contabilitatea nu este acelasi lucru cu activitatea de control intern

Aceasta distinctie este esentiala.

Contabilitatea

Are ca obiectiv principal:

• inregistrarea;
• clasificarea;
• evaluarea;
• reconcilierea;
• raportarea operatiunilor economice.

Controlul intern

Are ca obiectiv:

• protejarea activelor;
• prevenirea si detectarea erorilor;
• reducerea riscului de frauda;
• respectarea procedurilor;
• verificarea aprobarilor;
• controlul accesului;
• eficienta proceselor;
• corectarea deficientelor.

Contabilitatea poate reprezenta o componenta a sistemului de control intern.

Dar nu este intregul sistem de control intern.

O companie nu poate presupune ca orice problema operationala va fi detectata automat la inregistrarea contabila.

16. Ce se intampla cand un departament nu isi indeplineste responsabilitatile

Achizitiile nu pastreaza documentatia

Consecinte posibile:

• imposibilitatea justificarii selectiei furnizorului;
• risc de conflict de interese;
• preturi necompetitive;
• documente insuficiente;
• dificultati la control.

Beneficiarul nu confirma serviciul

Consecinte:

• inregistrarea unei cheltuieli insuficient sustinute;
• risc privind deductibilitatea;
• risc privind TVA;
• plata unor servicii neexecutate;
• imposibilitatea apararii tranzactiei la control.

Gestionarul nu opereaza iesirile

Consecinte:

• stocuri scriptice nereale;
• marja denaturata;
• diferente de inventar;
• risc de furt sau pierdere;
• rezultat contabil eronat.

Comercialul nu comunica litigiile

Consecinte:

• creante supraevaluate;
• ajustari neconstituite;
• profit supraevaluat;
• decizii gresite privind dividendele;
• raportare manageriala incorecta.

HR nu transmite modificarile

Consecinte:

• salarii calculate gresit;
• declaratii incorecte;
• plati eronate;
• obligatii fata de salariati neinregistrate;
• litigii de munca.

Juridicul nu comunica procesele

Consecinte:

• provizioane omise;
• datorii neprezentate;
• risc privind continuitatea;
• situatii financiare incomplete.

17. Procedura de escaladare a documentelor incomplete

Contabilitatea nu trebuie sa „rezolve” informal si tacut documentele incomplete.

Trebuie sa existe o procedura de escaladare.

Nivelul 1. Solicitarea clarificarii

Contabilitatea transmite:

• documentul;
• problema identificata;
• informatia lipsa;
• persoana responsabila;
• termenul de raspuns.

Nivelul 2. Informarea managerului de departament

Daca nu se primeste raspuns, situatia este escaladata catre managerul procesului.

Nivelul 3. Informarea directorului economic sau CFO

Pentru operatiuni semnificative, riscul trebuie comunicat conducerii financiare.

Nivelul 4. Informarea conducerii executive

Sunt escaladate:

• operatiuni semnificative fara documente;
• refuzuri repetate de furnizare a informatiilor;
• suspiciuni de frauda;
• diferente importante;
• plati neautorizate;
• riscuri fiscale majore;
• probleme privind continuitatea.

Nivelul 5. Decizia documentata

Conducerea trebuie sa stabileasca:

• daca operatiunea se aproba;
• ce documente suplimentare sunt necesare;
• ce tratament contabil se aplica;
• daca plata este blocata;
• daca este necesara o investigatie;
• daca se aplica masuri disciplinare;
• daca este necesara consultanta externa.

Regula recomandata

Nicio exceptie semnificativa nu trebuie inchisa doar printr-o discutie verbala.

Trebuie sa ramana:

• o solicitare;
• un raspuns;
• o aprobare;
• o decizie;
• o urma de audit.

18. Studiu de caz: serviciu de consultanta de 100.000 lei

O companie primeste o factura de 100.000 lei pentru servicii de consultanta.

Factura ajunge direct la contabilitate, cu solicitarea:

„Inregistrati si platiti urgent.”

Ce nu este suficient

• existenta facturii;
• existenta unui contract generic;
• aprobarea verbala;
• mentiunea „servicii conform contract”.

Circuitul corect

Etapa 1. Initierea

Departamentul beneficiar intocmeste solicitarea si explica:

• necesitatea;
• obiectivul;
• rezultatul asteptat;
• bugetul;
• perioada.

Etapa 2. Aprobarea

Managerul si persoana cu autoritate bugetara aproba achizitia.

Etapa 3. Selectarea furnizorului

Achizitiile documenteaza:

• ofertele;
• criteriile;
• selectia;
• eventualele conflicte de interese.

Etapa 4. Contractarea

Juridicul sau persoana responsabila verifica:

• obiectul;
• livrabilele;
• termenele;
• pretul;
• raspunderea;
• confidentialitatea;
• conditiile de plata.

Etapa 5. Prestarea

Furnizorul livreaza:

• raport;
• analiza;
• procedura;
• prezentare;
• recomandari;
• alte rezultate contractate.

Etapa 6. Confirmarea

Departamentul beneficiar confirma in scris:

• ce a primit;
• cand;
• daca rezultatul corespunde contractului;
• daca factura poate fi acceptata.

Etapa 7. Verificarea facturii

Contabilitatea verifica:

• furnizorul;
• contractul;
• aprobarea;
• perioada;
• documentele suport;
• tratamentul contabil;
• tratamentul fiscal;
• eventualele retineri sau declaratii.

Etapa 8. Plata

Trezoreria efectueaza plata numai dupa aprobarile stabilite.

Etapa 9. Reconcilierea

Contabilitatea reconciliaza:

• factura;
• plata;
• furnizorul;
• contractul;
• perioada.

Cine raspunde daca serviciul nu a fost prestat

Raspunderea nu poate fi transferata integral contabilului care a primit:

• factura;
• contractul;
• confirmarea departamentului;
• aprobarea platii.

Trebuie analizata conduita:

• persoanei care a solicitat;
• persoanei care a confirmat;
• managerului care a aprobat;
• achizitiilor;
• furnizorului;
• persoanei care a autorizat plata;
• contabilului, daca a ignorat neconcordante evidente.

Fiecare raspunde pentru etapa pe care a executat-o sau trebuia sa o controleze.

19. Matrice RACI pentru un proces de achizitie

RACI inseamna:

• R – Responsible: executa activitatea;
• A – Accountable: raspunde si aproba;
• C – Consulted: este consultat;
• I – Informed: este informat.

Matricea trebuie adaptata:

• dimensiunii companiei;
• sistemelor informatice;
• limitelor de aprobare;
• tipului achizitiei;
• valorii;
• riscului;
• industriei.

20. Controalele minime pe procese

Achizitii

• furnizori aprobati;
• verificarea datelor furnizorului;
• minimum doua niveluri pentru operatiunile importante;
• comanda sau contract;
• receptie;
• verificarea facturilor duplicate;
• separarea aprobarii de plata.

Vanzari

• contract sau comanda;
• lista de preturi;
• limite de discount;
• limite de credit;
• dovada livrarii;
• confirmarea serviciului;
• urmarirea restantelor;
• aprobarea stornarilor.

Casa

• acces restrictionat;
• verificare zilnica sau periodica;
• plafon intern;
• documente pentru fiecare operatiune;
• verificari inopinate;
• reconciliere contabila.

Banca

• utilizatori separati;
• initiator si aprobator;
• verificarea modificarilor contului furnizorului;
• reconciliere lunara;
• controlul platilor urgente;
• raportarea platilor respinse.

Stocuri

• acces controlat;
• documente de intrare si iesire;
• inventare prin sondaj;
• inventar general;
• raport stocuri fara miscare;
• aprobarea casarilor;
• investigarea diferentelor.

Salarii

• pontaje aprobate;
• lista modificarilor;
• verificare HR–salarizare;
• verificarea platilor;
• controlul modificarilor conturilor bancare;
• reconcilierea stat–declaratie–plata.

Contabilitate

• calendar de inchidere;
• lista reconcilierilor;
• revizuirea notelor contabile;
• controlul accesului;
• aprobarea inregistrarilor manuale;
• monitorizarea conturilor tranzitorii;
• analiza variatiilor;
• confirmarea soldurilor.

21. Plan de implementare in 10 pasi

Pasul 1. Identificati procesele esentiale

Minimum:

• achizitii;
• vanzari;
• incasari;
• plati;
• stocuri;
• active;
• salarii;
• taxe;
• inchidere contabila;
• raportare.

Pasul 2. Desenati circuitul fiecarei operatiuni

Pentru fiecare proces, stabiliti:

• punctul de pornire;
• documentele;
• aprobarile;
• sistemele folosite;
• punctul de finalizare.

Pasul 3. Identificati proprietarul procesului

Fiecare proces trebuie sa aiba un manager responsabil.

Nu doar persoane care executa fragmente.

Pasul 4. Realizati matricea RACI

Stabiliti:

• cine executa;
• cine raspunde;
• cine este consultat;
• cine este informat.

Pasul 5. Verificati separarea atributiilor

Identificati persoanele care pot controla singure intregul flux.

Introduceti controale suplimentare.

Pasul 6. Stabiliti controalele-cheie

Pentru fiecare risc, stabiliti:

• controlul;
• frecventa;
• responsabilul;
• dovada efectuarii;
• persoana care revizuieste.

Pasul 7. Actualizati procedurile si fisele de post

Responsabilitatile din proceduri, fisele de post si sistemele informatice trebuie sa fie coerente.

Pasul 8. Introduceti procedura de escaladare

Documentele incomplete si exceptiile trebuie raportate si solutionate formal.

Pasul 9. Implementati un calendar de inchidere lunara

Calendarul trebuie sa precizeze:

• informatia;
• departamentul;
• termenul;
• responsabilul;
• verificarea;
• statusul.

Pasul 10. Testati periodic functionarea

Nu este suficient sa existe proceduri.

Trebuie verificat daca:

• sunt cunoscute;
• sunt aplicate;
• controalele lasa dovezi;
• exceptiile sunt investigate;
• masurile sunt implementate.

22. Calendar minim de inchidere lunara

Departamentul comercial transmite:

• vanzarile nefacturate;
• serviciile in curs;
• retururile;
• discounturile;
• clientii contestati;
• creantele cu risc.

Achizitiile transmite:

• bunurile primite fara factura;
• comenzile deschise;
• serviciile receptionate;
• facturile lipsa;
• litigiile cu furnizorii.

Gestiunea transmite:

• miscarea stocurilor;
• diferentele;
• deteriorarile;
• stocurile fara miscare;
• bunurile aflate la terti.

HR transmite:

• pontajele;
• bonusurile;
• concediile;
• modificarile contractuale;
• obligatiile fata de personal.

Juridicul transmite:

• litigii;
• garantii;
• pretentii;
• rezilieri;
• riscuri contractuale.

Trezoreria transmite:

• extrase;
• credite;
• dobanzi;
• garantii bancare;
• cash-flow;
• plati in tranzit.

Contabilitatea:

• verifica;
• reconciliaza;
• inregistreaza;
• solicita clarificari;
• inchide perioada;
• raporteaza exceptiile.

23. Checklist pentru management

Raspundeti cu DA, NU sau NU STIU:

1. Fiecare proces are un responsabil desemnat?
2. Exista un circuit aprobat al documentelor?
3. Limitele de aprobare sunt definite?
4. Cine initiaza o plata este diferit de cine o aproba?
5. Receptia este separata de achizitie?
6. Gestionarii nu isi verifica singuri inventarul?
7. Serviciile sunt confirmate de beneficiari?
8. Facturile sunt aprobate inainte de plata?
9. Conturile bancare ale furnizorilor sunt verificate?
10. Exista control asupra modificarilor din sistem?
11. Reconcilierea bancara se realizeaza lunar?
12. Clientii si furnizorii sunt analizati periodic?
13. Stocurile fara miscare sunt raportate?
14. Diferentele de inventar sunt investigate?
15. Litigiile sunt comunicate contabilitatii?
16. Documentele incomplete sunt escaladate?
17. Inregistrarile manuale importante sunt revizuite?
18. Conturile tranzitorii au termene de clarificare?
19. Exista un calendar de inchidere lunara?
20. Managementul primeste raportul exceptiilor?
21. Controalele sunt documentate?
22. Procedurile corespund activitatii reale?
23. Accesul la sisteme este actualizat?
24. Masurile stabilite sunt urmarite?
25. Firma poate demonstra cine a facut si cine a aprobat fiecare operatiune semnificativa?

Interpretare orientativa

21–25 raspunsuri DA

Sistemul este relativ bine structurat, dar trebuie testat periodic.

15–20 raspunsuri DA

Exista controale, dar sunt probabil neuniforme sau insuficient documentate.

Sub 15 raspunsuri DA

Compania se bazeaza excesiv pe persoane si verificari informale.

Multe raspunsuri „NU STIU”

Managementul nu are vizibilitate suficienta asupra propriului sistem de control.

24. Ce trebuie prevazut in proceduri, fisele de post si contracte

Procedurile trebuie sa stabileasca:

• succesiunea operatiunilor;
• documentele;
• verificarile;
• aprobarile;
• termenele;
• exceptiile;
• escaladarea;
• arhivarea;
• controalele.

Fisele de post trebuie sa stabileasca:

• responsabilitatile individuale;
• limitele;
• obligatia de documentare;
• obligatia de raportare;
• incompatibilitatile;
• inlocuitorii.

Contractele cu prestatorii trebuie sa stabileasca:

• obiectul exact;
• serviciile incluse;
• documentele furnizate;
• termenele;
• responsabilitatile beneficiarului;
• responsabilitatile prestatorului;
• serviciile suplimentare;
• limitele verificarii;
• modul de raportare a deficientelor.

Formularea generala „servicii contabile complete” este insuficienta pentru o companie cu procese complexe.

25. Ce trebuie sa faca profesionistul contabil cand identifica o problema

Profesionistul contabil nu trebuie:

• sa ignore;
• sa presupuna;
• sa completeze fictiv;
• sa inchida diferente fara explicatii;
• sa accepte confirmari pur verbale pentru operatiuni semnificative;
• sa preia neformal responsabilitatea altui departament.

Trebuie sa:

1. identifice problema;
2. solicite documente;
3. solicite confirmarea responsabilului;
4. evalueze efectul contabil si fiscal;
5. documenteze discutia;
6. escaladeze, daca este necesar;
7. aplice tratamentul permis de informatiile disponibile;
8. informeze conducerea asupra riscului;
9. recomande masuri;
10. pastreze o urma a demersurilor.

26. Masuri imediate pe care o companie le poate aplica

In urmatoarele 7 zile

• identificarea celor mai importante 10 procese;
• desemnarea proprietarilor de proces;
• verificarea accesului la banca;
• verificarea limitelor de aprobare;
• inventarierea conturilor tranzitorii;
• lista documentelor lipsa;
• lista soldurilor vechi.

In urmatoarele 30 de zile

• realizarea matricelor RACI;
• actualizarea circuitului documentelor;
• procedura de escaladare;
• calendarul inchiderii lunare;
• lista controalelor-cheie;
• verificarea separarii atributiilor;
• raportul de exceptii.

In urmatoarele 90 de zile

• actualizarea procedurilor;
• instruirea personalului;
• testarea controalelor;
• remedierea acceselor;
• automatizarea fluxurilor;
• verificarea implementarii;
• raport catre conducere.

27. Concluzie

Contabilul nu este administratorul din umbra al companiei.

Nu este persoana care:

• aproba toate tranzactiile;
• confirma toate serviciile;
• gestioneaza toate bunurile;
• controleaza numerarul fizic;
• recupereaza toate creantele;
• verifica activitatea tuturor departamentelor;
• identifica automat orice frauda;
• reconstruieste documentele care nu au fost intocmite;
• inlocuieste controlul intern.

Rolul contabilitatii este esential.

Contabilitatea trebuie sa:

• analizeze;
• clasifice;
• inregistreze;
• reconcilieze;
• raporteze;
• solicite clarificari;
• semnaleze riscuri.

Dar o contabilitate corecta are nevoie de o organizatie care isi indeplineste propriile responsabilitati.

Nu poti cere contabilitatii sa reflecte adevarul economic al companiei daca departamentele nu documenteaza si nu comunica adevarul operational.

In materialul urmator

Companiile mari pot separa responsabilitatile intre mai multe departamente.

Dar ce se intampla intr-o firma mica, in care administratorul este si:

• comercial;
• achizitor;
• persoana care incaseaza;
• persoana care verifica bunurile;
• responsabil administrativ?

In materialul urmator voi prezenta:

Cum organizezi o firma mica fara departamente distincte, fara sa transferi toate responsabilitatile catre contabil.

Voi include:

• modelul minim de organizare;
• responsabilitatile administratorului;
• controalele compensatorii;
• circuitul documentelor;
• checklistul lunar administrator–contabil.

Compania ta are proceduri sau se bazeaza pe presupunerea ca „stie fiecare ce are de facut”?

O analiza a circuitului documentelor poate identifica:

• responsabilitati nealocate;
• aprobari formale;
• acces excesiv la sisteme;
• documente incomplete;
• controale inexistente;
• riscuri de plata dubla;
• diferente de gestiune;
• riscuri fiscale;
• procese care depind de o singura persoana.

Primul pas nu este sa scrii mai multe proceduri.

Primul pas este sa stabilesti:

cine face, cine verifica, cine aproba si cine raspunde.

Disclaimer

Materialul are caracter general, informativ si educational. Responsabilitatile concrete trebuie stabilite in functie de forma de organizare, dimensiunea, industria, politicile interne, fisele de post, contractele, sistemele informatice si reglementarile aplicabile fiecarei entitati.

Materialul nu inlocuieste consultanta juridica, fiscala, contabila, de control intern sau audit adaptata situatiei concrete.