Videoconferința ANAF: serviciu digital pentru contribuabil sau control fiscal mutat online?

Videoconferința ANAF: serviciu digital pentru contribuabil sau control fiscal mutat online?

ANAF propune o procedură pentru desfășurarea unor întâlniri cu contribuabilii prin sistem de videoconferință, în Spațiul Privat Virtual.

La prima vedere, direcția pare corectă. Mai puține deplasări. Mai puțin timp pierdut. Mai multă trasabilitate. O administrație fiscală care folosește instrumente digitale.

Dar analiza nu trebuie să se oprească la forma tehnică a digitalizării.

Întrebarea corectă este:

Această procedură ajută contribuabilul să se conformeze mai ușor sau oferă administrației fiscale un instrument mai rapid de control?

Răspunsul nu este simplu. Videoconferința este utilă. Dar, în forma analizată, procedura pare construită preponderent pentru control, verificare, audiere, inspecție, audiență și mediere, nu pentru prevenție, îndrumare și conformare voluntară.

Iar aici apare problema de fond.

1. Ce a promis PNRR în materia digitalizării ANAF?

Prin PNRR, România și-a asumat reformarea ANAF prin digitalizare. Dar această reformă nu are o singură componentă.

Pe de o parte, există obiectivul de creștere a veniturilor fiscale și reducere a gap-ului de TVA. Pe de altă parte, există și obiectivul de creștere a conformării voluntare prin servicii digitale, interacțiune minimă cu contribuabilii, simplificarea formularelor electronice și dezvoltarea unor servicii de tip One Stop Shop. Comisia Europeană descrie Investiția I1 ca vizând „increasing taxpayers' voluntary compliance by developing digital services”, iar Investiția I2 ca vizând managementul integrat al riscului, tratamentul fiscal ajustat în funcție de risc și consolidarea capacităților de control.

Deci, corect spus, România s-a angajat la două direcții:

1. servicii digitale pentru conformare voluntară;
2. procese mai bune de administrare fiscală și control pe bază de risc.

Problema apare atunci când prima direcție — serviciile digitale pentru contribuabil — este tratată formal, iar accentul real cade pe a doua direcție — controlul.

Digitalizarea ANAF nu ar trebui să însemne doar control fiscal mai eficient. Ar trebui să însemne și prevenție, ghidare, clarificare și sprijin real pentru contribuabilul care vrea să se conformeze corect.

2. Ce reglementează efectiv procedura analizată?

Din proiectul analizat rezultă că videoconferința poate fi folosită în legătură cu anumite proceduri fiscale, precum:

• control fiscal;
• începerea inspecției fiscale;
• începerea verificării situației fiscale personale;
• derularea inspecției fiscale;
• derularea verificării situației fiscale personale;
• discuția finală;
• audierea contribuabilului;
• audiența;
• medierea.

Această enumerare este relevantă. Ea arată filosofia procedurii.

Nu discutăm, în principal, despre o procedură de asistență fiscală preventivă. Nu discutăm despre o videoconferință prin care contribuabilul cere lămuriri înainte de a greși. Nu discutăm despre întâlniri de clarificare pentru neconcordanțe înainte de sancțiune. Nu discutăm despre ghidaj fiscal personalizat pentru conformare voluntară.

Discutăm, în principal, despre proceduri în care contribuabilul este deja într-o relație tensionată sau formalizată cu administrația fiscală: control, inspecție, verificare, audiere, mediere.

Aici este diferența dintre digitalizare ca serviciu și digitalizare ca instrument procedural de control.

3. Este videoconferința opțională?

Da, procedura pare construită ca o procedură de opțiune.

Contribuabilul este informat prin SPV că poate opta pentru desfășurarea întâlnirii în sistem videoconferință. Dacă nu optează, interpretarea logică este că întâlnirea trebuie să se desfășoare prin modalitatea clasică, fizică sau prin forma prevăzută de procedura fiscală aplicabilă.

Dar aici apare prima problemă: această concluzie ar trebui scrisă expres.

Ar trebui introdusă o formulare clară:

Neexercitarea opțiunii pentru videoconferință nu afectează dreptul contribuabilului de a participa la întâlnire prin modalitatea fizică sau prin orice altă modalitate prevăzută de lege.

Fără această precizare, contribuabilul poate fi pus într-o situație incertă: dacă nu optează în termen, a pierdut doar dreptul la videoconferință sau este tratat ca neprezentat?

Într-o procedură fiscală, asemenea incertitudini nu ar trebui să existe.

4. Termenul de 2 zile lucrătoare: digitalizare sau capcană procedurală?

Proiectul prevede un termen scurt pentru exercitarea opțiunii. Din perspectiva administrației fiscale, termenul poate părea eficient.

Dar din perspectiva contribuabilului, termenul poate fi problematic.

Mulți contribuabili nu verifică SPV zilnic. Mulți antreprenori mici nu au departamente juridice sau fiscale interne. Mulți lucrează prin contabil, consultant fiscal, avocat sau administrator extern. În practică, o notificare în SPV poate fi văzută târziu, chiar dacă formal a fost comunicată.

Un termen de 2 zile lucrătoare poate transforma un drept opțional într-o obligație de reacție imediată, sub sancțiunea pierderii opțiunii.

O variantă mai echilibrată ar fi un termen de minimum 5 zile lucrătoare, cu posibilitatea prelungirii în cazuri justificate.

Digitalizarea nu ar trebui să devină o cursă contra cronometru pentru contribuabil.

5. Problema majoră: după ce ai optat, nu mai poți schimba modalitatea

Procedura analizată prevede că, după exercitarea opțiunii pentru videoconferință, contribuabilul nu mai poate modifica modalitatea de desfășurare a întâlnirii.

Această regulă este prea rigidă.

În practică pot apărea situații normale:

• probleme tehnice;
• lipsa conexiunii stabile;
• imposibilitatea de autentificare;
• probleme cu microfonul sau camera;
• imposibilitatea participării împuternicitului;
• necesitatea prezenței fizice pentru clarificarea unor documente;
• dificultăți de comunicare în cadrul videoconferinței.

În aceste situații, contribuabilul nu ar trebui să piardă dreptul procedural doar pentru că a ales inițial videoconferința.

Corect ar fi ca procedura să prevadă:

1. posibilitatea schimbării modalității înainte de întâlnire, cu justificare;
2. posibilitatea reluării fizice a întâlnirii dacă videoconferința nu se poate desfășura corespunzător;
3. regula că problemele tehnice nu pot fi transformate automat în culpă procedurală a contribuabilului.

6. Ce se întâmplă dacă ANAF sistează videoconferința în timpul întâlnirii?

Aceasta este una dintre cele mai sensibile probleme.

Procedura și anexele prevăd că, dacă organul fiscal constată pe parcursul întâlnirii că nu sunt îndeplinite anumite condiții, poate sista întâlnirea. În anumite situații, procedura poate fi considerată încheiată sau îndeplinită.

Aici se ridică întrebarea esențială:

Dacă ANAF sistează videoconferința, contribuabilul mai poate participa fizic sau pierde dreptul procedural?

În forma actuală, răspunsul nu este suficient de clar.

Iar această lipsă de claritate este gravă, mai ales dacă videoconferința privește:

• audierea contribuabilului;
• discuția finală din inspecția fiscală;
• medierea;
• verificarea situației fiscale personale;
• formularea unor explicații;
• exercitarea unui drept procedural.

Dacă o videoconferință este sistată pentru o problemă tehnică, o neclaritate de identificare sau o condiție apreciată în timpul întâlnirii, nu este acceptabil ca dreptul contribuabilului să fie considerat automat consumat.

O procedură corectă ar trebui să spună expres:

Sistarea videoconferinței nu echivalează cu renunțarea contribuabilului la dreptul procedural și nu împiedică reprogramarea întâlnirii în format fizic sau video, cu excepția cazurilor de rea-credință dovedită.

Aceasta este o garanție minimă.

7. Condițiile trebuie stabilite înainte, nu apreciate discreționar în timpul întâlnirii

Un alt punct critic este momentul verificării condițiilor.

Dacă anumite condiții sunt necesare pentru desfășurarea videoconferinței, ele trebuie:

• stabilite clar în procedură;
• comunicate anterior contribuabilului;
• explicate într-un limbaj accesibil;
• testate, dacă este cazul, înainte de întâlnire;
• însoțite de posibilitatea de remediere.

Nu este corect ca anumite condiții să fie apreciate în timpul întâlnirii și, pe baza acelei aprecieri, întâlnirea să fie sistată, iar procedura să fie considerată îndeplinită.

În alte state, această problemă este tratată mai pragmatic.

De exemplu, Agenția fiscală spaniolă are servicii de videoasistență digitală și permite accesul la o videollamada acordada, adică o sesiune video stabilită anterior într-un serviciu de asistență digitală. Aceeași pagină include și instrumente de asistență virtuală pentru mai multe domenii fiscale, ceea ce arată că videoconferința este integrată într-un ecosistem de servicii de informare și asistență, nu izolată strict în proceduri de control.

Tot în Spania, sistemul VIVI pentru proceduri fiscale permite videoconferințe, semnare electronică și schimb de documente, dar sursa IOTA precizează expres că utilizarea sistemului presupune consimțământul contribuabilului.

Aceasta este diferența importantă: un sistem digital modern trebuie să fie clar, previzibil și acceptat procedural, nu doar impus printr-o succesiune de reguli tehnice.

8. Ce fac alte administrații fiscale?

Comparația internațională este utilă, dar trebuie făcută corect. Alte state folosesc videoconferința, dar scopul și garanțiile diferă.

Spania: videoasistență și proceduri fiscale cu consimțământ

Spania are servicii de asistență digitală, inclusiv videoconferință programată, și instrumente de asistență virtuală pentru contribuabili.

În același timp, Spania a introdus și videoconferința în proceduri fiscale prin sistemul VIVI, conectat cu registrul electronic, semnătura electronică și dosarul electronic al contribuabilului, dar cu precizarea importantă că utilizarea sistemului presupune consimțământul contribuabilului.

Finlanda: videoconferința ca îndrumare fiscală personală

Finlanda folosește serviciile la distanță pentru ghidare fiscală personală. Contribuabilul poate avea o întâlnire online cu un funcționar fiscal, iar serviciul este descris expres ca fiind folosit atunci când contribuabilul are nevoie de ghidare sau instrucțiuni personale în materie fiscală.

Aceasta este o diferență majoră față de o procedură centrată pe control. În modelul finlandez, accentul vizibil este pe asistență și îndrumare.

SUA: videoconferința ca opțiune pentru acces la procedură

IRS Appeals permite contribuabililor să aleagă întâlniri prin telefon, video, fizic sau prin corespondență. IRS precizează expres că videoconferința este o opțiune suplimentară, că nu înlocuiește întâlnirile fizice și că, în caz de dificultăți tehnice, se pot folosi mijloace mai tradiționale.

Aceasta este o garanție foarte importantă: video nu devine o capcană. Dacă nu funcționează, contribuabilul nu pierde automat dreptul de a fi auzit.

Marea Britanie: întâlniri fizice, telefonice sau video, dar cu scop procedural clar

HMRC admite că întâlnirile cu contribuabilul pot fi fizice, telefonice sau prin videoconferință, unde facilitățile există. Manualul HMRC arată că întâlnirile sunt folosite pentru a înțelege faptele, a discuta riscurile identificate, a explica poziția administrației și, unde este cazul, a ajunge la o soluție convenită.

Așadar, și în sistemele de control, întâlnirea nu este doar un act formal. Ea are rol de clarificare, dialog și eventuală soluționare.

9. Ce lipsește din procedura românească?

Din perspectiva contribuabilului, lipsesc cel puțin șapte elemente importante.

1. O componentă explicită de îndrumare preventivă

Procedura ar trebui să includă videoconferințe pentru:

• clarificarea neconcordanțelor înainte de sancțiune;
• explicarea erorilor din declarații;
• ghidarea contribuabililor în utilizarea SPV;
• discuții privind e-Factura, SAF-T, D300, D390, e-Transport;
• corectare voluntară asistată;
• întâlniri pentru contribuabili cu risc fiscal scăzut sau mediu.

Dacă videoconferința este folosită aproape exclusiv în control, atunci scopul de conformare voluntară rămâne declarativ.

2. Garanția că neexercitarea opțiunii nu înseamnă pierderea dreptului

Trebuie precizat expres că, dacă nu optează pentru videoconferință, contribuabilul poate participa fizic.

3. Garanția că sistarea videoconferinței nu consumă dreptul procedural

Dacă întâlnirea este sistată, contribuabilul trebuie să poată solicita reprogramarea, mai ales dacă nu există rea-credință.

4. Dreptul la remedierea problemelor tehnice

Nu orice problemă tehnică trebuie să ducă la închiderea întâlnirii. Ar trebui să existe o etapă de remediere, pauză tehnică sau reprogramare.

5. Dreptul la obiecțiuni asupra minutei/transcrierii

Dacă ANAF întocmește minută sau transcriere, contribuabilul trebuie să poată formula obiecțiuni.

6. Acces la înregistrare sau transcriere completă

Dacă întâlnirea este înregistrată de ANAF, contribuabilul trebuie să aibă acces la înregistrare sau cel puțin la transcrierea completă.

7. Limitarea posibilității ANAF de a stabili „alte condiții”

O procedură fiscală trebuie să fie previzibilă. Condițiile care pot afecta drepturile contribuabilului nu trebuie lăsate la o formulare generală și discreționară.

10. Ce este bine în procedură?

Critica trebuie să fie echilibrată. Procedura are și elemente pozitive.

Este util că:

• se creează un cadru pentru videoconferințe;
• se reduce nevoia de deplasare;
• se folosește SPV pentru comunicare;
• se permite participarea reprezentanților;
• se formalizează o interacțiune digitală;
• se poate câștiga timp în anumite proceduri;
• se creează trasabilitate administrativă.

Problema nu este existența videoconferinței.

Problema este arhitectura procedurală.

Un instrument digital poate fi folosit pentru sprijin sau pentru presiune. Pentru clarificare sau pentru control. Pentru prevenție sau pentru sancțiune. Pentru parteneriat sau pentru rigiditate administrativă.

În forma actuală, balanța pare înclinată prea mult spre control.

11. De ce această procedură poate deveni riscantă pentru contribuabil?

Pentru că poate produce efecte procedurale importante.

Dacă videoconferința privește o audiere, o discuție finală sau o mediere, contribuabilul nu se află într-o simplă conversație. Se află într-un moment procedural în care drepturile lui pot fi afectate.

Dacă întâlnirea este sistată, dacă minuta nu reflectă corect discuția, dacă reprezentantul nu este acceptat, dacă problemele tehnice sunt imputate contribuabilului, atunci digitalizarea poate deveni o formă de pierdere accelerată a unor garanții procedurale.

De aceea, procedura trebuie să distingă clar între:

1. videoconferință ca serviciu de asistență;
2. videoconferință ca întâlnire de clarificare;
3. videoconferință ca act în cadrul controlului fiscal;
4. videoconferință ca exercitare a unui drept procedural.

Nu toate pot fi tratate la fel.

12. Întrebarea-cheie: digitalizare pentru contribuabil sau digitalizare pentru control?

Aceasta este întrebarea centrală.

PNRR nu poate fi invocat doar pentru partea convenabilă administrației fiscale. Dacă statul a asumat digitalizarea ANAF, aceasta trebuie să aibă și o componentă reală de servicii pentru contribuabili.

O procedură modernă ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:

• Cum ajutăm contribuabilul să nu greșească?
• Cum îl informăm înainte de sancțiune?
• Cum îi explicăm neconcordanțele?
• Cum îi oferim posibilitatea de corectare voluntară?
• Cum tratăm diferențiat contribuabilii cu risc redus?
• Cum garantăm că dreptul la apărare nu este afectat de probleme tehnice?
• Cum asigurăm echilibrul între ANAF și contribuabil?

Dacă răspunsurile nu apar în procedură, atunci digitalizarea este incompletă.

13. Propuneri concrete de modificare

Pentru ca procedura să fie mai echilibrată, ar trebui introduse următoarele clarificări:

1. Clarificare privind neexercitarea opțiunii

Text propus:

Neexercitarea opțiunii pentru desfășurarea întâlnirii în sistem videoconferință nu afectează dreptul contribuabilului de a participa la întâlnire în format fizic sau prin orice altă modalitate prevăzută de lege.

2. Clarificare privind sistarea întâlnirii

Text propus:

Sistarea întâlnirii desfășurate prin videoconferință nu echivalează cu renunțarea contribuabilului la dreptul procedural și nu împiedică reprogramarea întâlnirii, în format fizic sau video, cu excepția cazurilor de rea-credință dovedită.

3. Drept la remediere

Text propus:

În cazul apariției unor probleme tehnice sau a unor neconformități remediabile, organul fiscal acordă contribuabilului posibilitatea de remediere înainte de sistarea întâlnirii.

4. Drept la obiecțiuni

Text propus:

Contribuabilul are dreptul să formuleze obiecțiuni asupra minutei sau transcrierii întâlnirii în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea acesteia prin SPV.

5. Acces la transcriere completă

Text propus:

În cazul înregistrării întâlnirii, contribuabilul are dreptul de acces la transcrierea completă și, la cerere justificată, la înregistrarea întâlnirii.

6. Introducerea videoconferinței pentru îndrumare preventivă

Text propus:

Sistemul de videoconferință poate fi utilizat și pentru întâlniri de îndrumare preventivă, clarificarea neconcordanțelor, asistență în utilizarea serviciilor digitale, corectare voluntară și creșterea conformării fiscale.

7. Tratament diferențiat după risc

Text propus:

Pentru contribuabilii încadrați în clase de risc fiscal redus sau mediu, videoconferința se utilizează prioritar în scop de informare, prevenție și conformare voluntară.

14. Concluzie

Videoconferința ANAF este un pas tehnic util. Dar nu orice pas tehnic este o reformă reală.

O reformă reală presupune schimbarea relației dintre administrația fiscală și contribuabil. Presupune încredere, claritate, prevenție, reguli previzibile și respectarea dreptului la apărare.

În forma analizată, procedura pare să digitalizeze mai ales interacțiunile legate de control, inspecție, verificare, audiere și mediere. Lipsește suficient de clar componenta de îndrumare preventivă și conformare voluntară.

De aceea, întrebarea rămâne:

Folosim digitalizarea pentru a ajuta contribuabilul să se conformeze corect sau doar pentru a controla mai rapid și mai eficient?

Răspunsul nu ar trebui lăsat la interpretare. Ar trebui scris clar în procedură.

Pentru că digitalizarea fiscală nu trebuie să fie doar despre eficiența statului. Trebuie să fie și despre protecția contribuabilului corect.

Dacă ești contribuabil, contabil, consultant fiscal sau antreprenor, merită să urmărești atent această procedură. Nu pentru că videoconferința ar fi o problemă în sine, ci pentru că orice procedură digitală trebuie să păstreze echilibrul între eficiența administrației și drepturile contribuabilului.

Ar trebui ca videoconferința ANAF să fie folosită prioritar pentru prevenție și îndrumare, înainte de a fi folosită ca instrument procedural de control?

Disclaimer

Acest material are caracter informativ și educativ. Nu reprezintă consultanță fiscală, juridică sau procedurală individualizată. Pentru situații concrete, analiza trebuie făcută în funcție de documentele comunicate, procedura fiscală aplicabilă și stadiul exact al relației cu organul fiscal.