🎯Ți-a fost greu să adaugi un nou angajat în REGES Online sau să corectezi o greșeală în date?
Ei bine, procedura nu mai trebuie să fie un stres! În acest articol îți arăt pas cu pas tot ce trebuie să faci în Meniul Salariați: de la înregistrarea unui angajat român, UE sau non-UE, până la modificarea, corectarea sau radierea datelor. Totul explicat simplu și clar, ca să nu mai pierzi timp și să eviți erorile.
📖 Structura articolului de blog (conținut)
👉 MENIUL SALARIATI
Meniul Salariati permite gestionarea informatiilor despre angajati si include urmatoarele sectiuni:
● I.1. Adaugare – pentru înregistrarea unui salariat nou.
●I.2. Modificare – pentru actualizarea datelor unui salariat existent.
●I.3. Corectie – pentru ajustarea unor informații eronate.
●I.4. Radiere – pentru eliminarea unui salariat din evidență.
●I.5. Cautare – pentru identificarea unui angajat existent în registru.
Concluzie + recomandări practice pentru angajatori
I.1.Meniul Salariati - Sectiunea – Adăugare Salariat- pentru înregistrarea unui salariat nou.
Si avem patru situatii:
I.1.1.Adaugare salariat cetatenia Romania
I.1.2.Adaugare salariat de alta nationalitate (cu cetatenie)NON-UE
2.1. Salariatul deține CNP
2.2. Salariatul nu deține CNP(dar poate detine NIF/PASAPORT/ALT TIP DE ACT DE IDENTITATE(permis de sedere,document de tolerat, pasaport beneficiar protectie nternationala, aviz de angajare, document de identitatetemporara(azil))
I.1.3.Adaugare salariat cu cetatenia UE
3.1 Salariatul are CNP
3.2 Salariatul nu are CNP
I.1.4.Adaugare salariat cu cetatenia’’APATRID’’
I.1.1.Adaugare salariat cetatenia=Romania
Procesul de adăugare a unui nou salariat se realizează în trei etape:
1. Date salariat
2. Date generale
3. Sumar
1.Date salariat
o Se completează numele, prenumele, cetățenia și tipul actului de identitate.
o Dacă cetățenia este România, se introduce CNP-ul, iar data nașterii este completată automat.
o Se selectează nivelul de handicap dacă este cazul.
2. Date generale
o Se completează țara de domiciliu/reședință, județul, localitatea și adresa de domiciliu.
o Pentru cetățenii străini care locuiesc pe teritoriul României se introduce adresa exactă.
o Dacă salariatul are domiciliul în străinătate și prestează servicii la distanță, se completează adresa din țara de domiciliu.
3. Sumar
o Toate informațiile introduse sunt afișate pentru verificare înainte de transmiterea datelor.
o Se poate reveni pentru corectare, dacă este necesar.
Confirmarea înregistrării
După transmiterea datelor, sistemul emite două mesaje de confirmare:
1. „Am transmis informațiile necesare înregistrării salariatului Nume Salariat.”
2. „Salariatul Nume Salariat cu CNP xxxxxxxxxxxxx a fost adăugat cu succes!”
I.1.2.Adăugare salariat de altă naționalitate (non-UE)
Pentru înregistrarea unui salariat cu cetățenie non-UE, trebuie completate informațiile conform regulilor specifice.
1. Selectarea cetățeniei și a tipului de act de identitate
● Dacă salariatul deține CNP, trebuie selectat tipul actului de identitate din lista disponibilă.
● Dacă salariatul nu deține CNP, sistemul va activa opțiunea „Deține NIF”:
o Dacă utilizatorul selectează "Da" → Câmpul Tip act de identitate se va precompleta automat cu Număr de identificare fiscală (NIF).
o Dacă utilizatorul selectează "Nu" → Câmpul Tip act de identitate se va precompleta automat cu Pașaport și sistemul va activa opțiunea „Deține Pașaport”:
o Dacă utilizatorul selectează "Da" → Câmpul Tip act de identitate se va precompleta automat cu Pașaport
o Dacă utilizatorul selectează "Nu" → Câmpul Tip act de identitate se va precompleta automat cu Alt Tip de act identitate
.
2. Listă tipuri de acte de identitate disponibile pentru salariați non-UE .
Utilizatorul trebuie să selecteze unul dintre următoarele tipuri de acte de identitate în cazul în care deține CNP:
● Permis de ședere
● Document de tolerat
● Pașaport beneficiar protecție internațională
● Aviz de angajare
● Document de identitate temporară (azil)
3. Completarea datelor de identificare
● Pentru orice variantă, utilizatorul trebuie să completeze manual Localitatea nașterii și celelalte câmpuri obligatorii.
● La finalizarea procesului, informațiile vor fi validate înainte de transmitere.
4. Date generale și Sumar
● Secțiunea Date generale rămâne neschimbată și include detalii privind domiciliul/reședința.
● Sumar va prezenta toate datele introduse, permițând utilizatorului să le verifice înainte de finalizarea înregistrării.
I.1.3.Adăugare salariat – cetățean UE
În cazul înregistrării unui salariat care este cetățean al Uniunii Europene (UE), procesul diferă în funcție de deținerea unui CNP (Cod Numeric Personal).
Situația 1: Salariatul are CNP
● Se selectează tipul actului de identitate din lista disponibilă.
● Opțiunile disponibile pentru tipul actului de identitate sunt:
o Carte de rezidență
o Certificat de înregistrare
● Se completează celelalte câmpuri obligatorii.
Situația 2: Salariatul nu are CNP
● Se activează automat opțiunea "Deține NIF" (Număr de Identificare Fiscală).
● Dacă opțiunea "Deține NIF" este DA: Tip act de identitate este completat automat cu Număr de identificare fiscală.
● Dacă opțiunea "Deține NIF" este NU:
o Se activează opțiunea "Deține pașaport" (DA/NU).
o Dacă DA, Tip act de identitate este Pașaport.
o Dacă NU, se selectează alt tip de act de identitate.
În toate cazurile, după completarea informațiilor, utilizatorul trebuie să continue cu Date generale și să verifice datele în secțiunea Sumar, înainte de transmiterea înregistrării.
I.1.4. Adaugare salariat cu cetățenie „Apatrid”
Atunci când un utilizator introduce în sistem un salariat cu cetățenia „Apatrid”, sunt necesare o serie de selecții suplimentare pentru a valida informațiile de identitate. În funcție de alegerile făcute, numite câmpuri vor deveni obligatorii sau vor fi precompletate automat.
1. Selecția cetățeniei
● Utilizatorul selectează „Apatrid” din lista de cetățenii disponibile.
● Se va activa automat câmpul „Țară origine”, care trebuie completat cu țara în care salariatul a fost anterior rezident sau înregistrat.
2. Selecția dreptului de ședere
După selectarea cetățeniei „Apatrid”, utilizatorul trebuie să aleagă una dintre următoarele opțiuni:
● Cu drept de ședere în altă țară decât România – În acest caz, salariatul trebuie să furnizeze documentele relevante din țara respectivă.
● Cu drept de ședere pe termen lung în România – Se activează opțiunea de a introduce un document emis de autoritățile române.
3. Salariatul nu are CNP
● Se activează automat opțiunea "Deține NIF" (Număr de Identificare Fiscală).
● Dacă opțiunea "Deține NIF" este DA:
o Tip act de identitate este completat automat cu Număr de identificare fiscală.
● Dacă opțiunea "Deține NIF" este NU:
o Se activează opțiunea "Deține pașaport" (DA/NU).
o Dacă DA, Tip act de identitate este Pașaport.
o Dacă NU, se selectează alt tip de act de identitate.
4. Selecția tipului de act de identitate
Dacă utilizatorul a selectat „DA” la „Deține CNP”, se activează câmpul pentru tipul de act de identitate.
Opțiunile disponibile sunt:
● Permis de ședere
● Document de tolerat
● Pașaport beneficiar protecție internațională
● Aviz de angajare
Dacă utilizatorul selectează una dintre opțiunile de mai sus, sistemul va solicita automat completarea
câmpului „CNP/NIF/Altul”.
5. Datele suplimentare necesare
● Localitate naștere – Acest câmp devine obligatoriu și trebuie completat manual de utilizator.
● Data nașterii – Dacă salariatul nu deține CNP, aceasta trebuie completată manual.
Restul câmpurilor rămân identice cu celelalte categorii de salariați. La final, după completarea tuturor datelor și validarea lor, utilizatorul poate finaliza procesul prin transmiterea datelor în sistem.
I.2. Meniul Salariati - Sectiunea – Modificare Salariat– pentru actualizarea datelor unui salariat existent.
I.2.1. Descrierea funcționalității
Modificarea unui salariat se referă la actualizarea datelor personale în conformitate cu prevederile legislative. Aceasta poate include schimbări precum:
● Modificarea numelui în urma căsătoriei
● Actualizarea cetățeniei
● Schimbarea tipului de act de identitate
● Corectarea unor erori înregistrate inițial
Această funcționalitate permite angajatorului să asigure că datele salariaților sunt corect înregistrate și actualizate în baza de date a registrului de evidență.
I.2.2. Accesarea funcționalității
Pentru a accesa funcția Modificare Salariat, urmați acești pași:
1. Din meniul principal, selectați Salariați.
2. Accesați sub-meniul Modificare.
3. Se va deschide ecranul de căutare, unde puteți filtra salariații folosind criterii precum:
o Nume și prenume
o CNP/NIF
o Data nașterii
o Localitatea nașterii
Atenție: Se afișează doar primele 10 rezultate în ordine alfabetică. Pentru a găsi alți salariați, este necesară utilizarea câmpurilor de căutare.
I.2.3. Etapele modificării
Procesul de modificare a unui salariat se desfășoară în mai mulți pași:
3.1 Selectarea salariatului
● După ce ați identificat salariatul dorit în listă, selectați-l și apăsați butonul Înainte.
3.2 Editarea datelor salariatului
● După selectarea salariatului, veți avea acces la secțiunea de Date salariat, unde puteți modifica următoarele informații:
o Nume și prenume – În cazul schimbării numelui legal (ex: după căsătorie).
o Cetățenie – Dacă salariatul și-a schimbat cetățenia.
o Tipul actului de identitate – În funcție de documentul nou prezentat.
o Data nașterii și localitatea nașterii – Dacă există erori în înregistrarea inițială.
o Nivelul de handicap – Dacă statutul de handicap al salariatului s-a schimbat.
3.3 Editarea datelor generale
● În secțiunea Date generale, se pot actualiza informații despre domiciliu, reședință, sau alte mențiuni administrative.
3.4 Sumar și validare
● Înainte de finalizare, sistemul va afișa un rezumat al modificărilor efectuate.
● Verificați toate datele înainte de a confirma modificarea.
4. Confirmarea modificărilor
● După verificarea datelor, apăsați Transmitere pentru a finaliza modificarea.
● Sistemul va genera următoarele mesaje de confirmare:
o Am transmis informațiile necesare modificării salariatului TEST TEST.
o Salariatul TEST TEST cu CNP xxxxxxxxxxxx a fost modificat cu succes!
5. Considerații speciale
● Modificările trebuie să fie conforme cu documentele oficiale prezentate.
● Orice modificare efectuată trebuie transmisă în sistem pentru validare.
● Dacă o modificare nu este permisă, salariatul trebuie radiat și reînregistrat cu datele corecte.
I.3. Meniul Salariati - Sectiunea – Corectie Salariat–pentru ajustarea unor informații eronate.
I.3.1. Descrierea funcționalității
Funcționalitatea Corecție Salariat este destinată corectării erorilor materiale apărute la introducerea inițială a datelor unui salariat. Spre deosebire de Modificare Salariat, care se aplică în cazul unor schimbări legislative sau administrative (ex. schimbare de nume după căsătorie), Corecția se utilizează pentru rectificarea greșelilor de înregistrare.
Exemple de situații care necesită corecție:
● Introducerea greșită a numelui sau prenumelui.
● Selectarea incorectă a cetățeniei sau tipului de act de identitate.
● Erori în data nașterii sau localitatea nașterii.
● Greșeli de redactare în înregistrarea adresei de domiciliu.
I.3.2. Accesarea funcționalității
Pentru a accesa meniul Corecție Salariat, urmați acești pași:
1. Din meniul principal, selectați Salariați.
2. Accesați sub-meniul Corecție.
3. Se va deschide ecranul de căutare salariați, unde puteți filtra rezultatele după:
o Nume și prenume.
o CNP/NIF.
o Data nașterii.
o Localitatea nașterii.
Atenție: Se afișează doar primele 10 înregistrări în ordine alfabetică. Pentru a găsi alți salariați, trebuie utilizată funcția de căutare.
I.3.3. Etapele corectării unui salariat
Corectarea unui salariat presupune următorii pași:
3.1 Selectarea salariatului
● Identificați salariatul înregistrat cu erori și selectați-l din lista afișată.
● Apăsați Înainte pentru a continua.
3.2 Corectarea datelor salariatului
● În secțiunea Date salariat, pot fi rectificate următoarele informații:
o Nume și prenume – dacă au fost introduse greșit inițial.
o Cetățenie – dacă a fost selectată o opțiune eronată.
o Tip act de identitate – în cazul în care a fost înregistrat greșit.
o Data nașterii și localitatea nașterii – pentru rectificarea informațiilor incorecte.
3.3 Corectarea datelor generale
● În secțiunea Date generale, pot fi corectate:
o Adresa de domiciliu sau reședință.
o Mentiuni administrative.
3.4 Sumar și validare
● Înainte de finalizare, sistemul va genera un rezumat al modificărilor efectuate.
● Verificați cu atenție toate datele înainte de a confirma corecția.
I.3.4. Confirmarea corecțiilor
● După verificarea tuturor datelor, apăsați Transmitere pentru a finaliza procesul.
● Sistemul va afișa următoarele mesaje de confirmare:
o Am transmis informațiile necesare corectării salariatului TEST TEST.
o Corecția pentru salariatul TEST TEST cu CNP 1820110413165 a fost realizată cu succes!
I.3.5. Considerații speciale
● Corecția trebuie să fie efectuată doar pentru erori materiale, nu pentru schimbări legale!
Dacă o informație s-a modificat în urma unui eveniment oficial (ex: schimbare de nume după căsătorie), trebuie utilizată opțiunea Modificare Salariat.
● Orice corecție efectuată trebuie transmisă în sistem pentru validare și procesare.
● Dacă sunt necesare corecții suplimentare după validare, se poate efectua o nouă corecție repetând procesul.
I.4. Meniul Salariati - Sectiunea – Radiere Salariat
Descriere generală
Radierea unui salariat presupune ștergerea logică a acestuia din sistem, ceea ce înseamnă că datele rămân înregistrate, dar nu mai sunt vizibile sau utilizabile pentru operațiuni viitoare. Această funcționalitate nu elimină definitiv informațiile, ci doar le marchează ca nevalabile.
Pași pentru radierea unui salariat
1. Selectarea salariatului
● Din meniul principal, accesați secțiunea Salariați → Radiere.
● Se afișează lista cu salariații existenți.
● Se poate utiliza bara de căutare pentru a găsi rapid un salariat după:
o Nume
o Prenume
o CNP/NIF
o Data nașterii
o Locul nașterii
● Se bifează caseta de selectare a salariatului care urmează să fie radiat.
● Se apasă butonul "Înainte".
2. Confirmarea radierii
● După selectarea salariatului, se afișează o pagină cu detaliile complete ale acestuia:
o Nume și prenume
o Cetățenie
o Tip act de identitate
o CNP/NIF/Altul
o Data nașterii
o Nivel de handicap
o Adresa de domiciliu
o Mențiuni existente
● Se completează motivul radierii într-un câmp obligatoriu.
● Se verifică datele și, dacă sunt corecte, se apasă butonul "Transmite".
Atenție!
● Radierea nu poate fi anulată direct din sistem. Dacă a fost realizată o radiere din greșeală, trebuie să se efectueze o reintroducere a salariatului.
● Radierea nu șterge efectiv salariatul din baza de date, ci doar îl marchează ca inactiv.
Atentie
● Nu se pot efectua alte operațiuni asupra unui salariat radiat.
Mesajele de confirmare
După trimiterea solicitării de radiere, utilizatorul va primi unul dintre următoarele mesaje:
1. "Salariatul a fost radiat cu succes!" – dacă procesul a fost finalizat corect.
2. "Eroare la procesarea solicitării. Încercați din nou sau contactați suportul tehnic." –dacă a apărut o problemă tehnică.
Concluzie
Radierea unui salariat este un proces simplu, dar ireversibil, care trebuie efectuat doar în situații justificate. Este esențială verificarea tuturor datelor înainte de finalizarea operațiunii.
I.5. Meniul Salariati - Sectiunea – Cautare Salariat
Descriere generală
Funcționalitatea Căutare Salariat permite utilizatorilor să identifice rapid informațiile referitoare la salariații existenți în sistem. Această funcție facilitează vizualizarea detaliilor personale și a datelor asociate contractului de muncă, fără posibilitatea de a le modifica.
Accesarea funcționalității
Pentru a accesa meniul Căutare Salariat, navigați în meniul lateral la secțiunea Salariați, apoi selectați submeniul Căutare.
Căutarea unui salariat
Sistemul permite căutarea unui salariat folosind unul sau mai mulți dintre următorii parametri:
● Nume salariat – căutare după numele complet sau parțial.
● Prenume salariat – căutare după prenumele complet sau parțial.
● CNP/NIF/Altul – căutare exactă după codul numeric personal sau alt identificator unic.
● Dată naștere – selectare din calendar pentru a filtra salariații după data de naștere.
● Loc naștere – căutare după localitatea de naștere.
După completarea câmpurilor relevante, apăsați butonul Caută pentru a afișa rezultatele.
Afișarea rezultatelor
Rezultatele căutării sunt afișate sub formă de tabel cu următoarele coloane:
● Nume – numele complet al salariatului.
● CNP/NIF/Altul – codul numeric personal sau alt identificator unic.
● Dată naștere – data nașterii salariatului.
● Localitate naștere – locul nașterii salariatului.
● Cetățenie – naționalitatea salariatului.
Dacă există mai mulți salariați care îndeplinesc criteriile de căutare, sistemul afișează doar primele 10 rezultate, sortate alfabetic. Pentru o căutare mai detaliată, se recomandă filtrarea utilizând mai multe criterii.
Vizualizarea detaliilor unui salariat
Pentru a vedea informații detaliate despre un salariat, selectați numele acestuia din lista afișată. Se va deschide o pagină dedicată cu următoarele secțiuni:
Date salariat
● Nume și prenume
● Cetățenie și tip cetățenie
● Tip act de identitate
● CNP/NIF/Altul
● Dată naștere
● Nivel handicap (dacă este cazul)
Date generale
● Țară domiciliu/reședință
● Județ și localitate
● Adresă de domiciliu
● Mențiuni suplimentare
Concluzie
Meniul Căutare Salariat este o funcționalitate esențială pentru identificarea și consultarea informațiilor despre angajați. Pentru orice modificare sau corecție a datelor, trebuie utilizate meniurile dedicate (Modificare Salariat sau Corecție Salariat).
.png)
.png)